3. Tout ce qu'il faut savoir avant d'acheter

Gestion commerciale et gestion administrative

Contrairement à la gestion commerciale, centrée sur la gestion de flux marchandises, la gestion administrative se situe davantage sur le terrain de la gestion des flux financiers et du traitement des informations en valeur : elle se traduit en termes d'informatisation par la mise en œuvre de logiciels traitant la comptabilité, la paye et le suivi des immobilisations. Ces deux familles de logiciels, gestion commerciale pour le flux marchandises et gestion administrative pour le flux financier, doivent être capables d'échanger et de communiquer en transférant automatiquement les informations du cycle d'exploitation d'un logiciel à un autre. La règle essentielle est d'éviter toute re-saisie d'informations, source d'erreur et facteur de perte de temps dans l'entreprise.

En premier lieu, choisir sa gestion commerciale

Construit autour de la gestion du flux marchandises, le choix du logiciel de gestion commerciale est directement lié aux spécificités du secteur d'activité (taille-couleur pour l'équipement de la personne, poids variables pour l'alimentaire, …). A contrario, les critères de choix d'un logiciel de comptabilité ne sont pas liés aux particularités du secteur d'activité et s'adaptent assez facilement à tout type et à toute catégorie d'entreprise. Compte tenu des règles de complémentarité et d'interactivité évoquées précédemment, il importe de :

• Choisir d'abord sa solution de gestion commerciale pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise en termes d'environnement commercial et de secteur d'activité.
• Évoluer dans un deuxième temps vers la comptabilité en choisissant un logiciel de gestion administrative compatible avec sa solution de gestion commerciale.

Choisir sa solution de gestion commerciale

Dans l'entreprise, la démarche de choix du logiciel de gestion commerciale ne repose pas foncièrement sur des critères technologiques (vis-à-vis desquels le chef d'entreprise est le plus souvent néophyte) mais bien davantage sur la bonne adéquation des fonctionnalités du logiciel proposé avec les besoins réels de l'entreprise.

L'analyse des besoins repose sur un document rédigé et destiné à décrire le plus précisément possible le fonctionnement de l'entreprise :

• Caractéristiques de l'entreprise : activité principale, secondaire, nombre d'établissements, localisation géographique…
• Description détaillée des particularités et spécificités des informations gérées, articles (nomenclature produits, type de code-barre utilisé, nombre de références…).
• Analyse détaillée de la fonction achats et des procédures utilisées dans la relation avec les fournisseurs (commande, réception marchandises, facturation et règlements...).
• Descriptif précis de la fonction vente et des étapes de mise en œuvre du traitement des ventes par facture et/ou du traitement des encaissements pour la vente "comptoir".

Avant de faire son choix

Dans vos contacts avec les éditeurs ou les distributeurs, demandez que leur proposition commerciale comprenne non seulement la plaquette commerciale traditionnelle de la solution proposée, le devis chiffré de l'investissement, mais aussi :

• Une édition papier de la fiche article ;
• Une édition papier de la fiche client ;
• Dans le cas de la vente "comptoir", une édition de l'écran "caisse" ;
• Une impression des résultats et statistiques obtenus à partir du logiciel (tableaux et graphiques) ;
• Une édition de l'ensemble des états de sortie obtenus à partir du logiciel (facture, ticket de caisse, courrier, bon de commande, …).

La seule étude de ces documents, confrontée aux éléments de votre diagnostic d'informatisation, vous permettra d'éliminer d'entrée de jeu certaines propositions ne répondant manifestement pas aux besoins exprimés.

JC.E. .