4. Les règles d'or de mise en oeuvre

1/ Connaître son entreprise :

Réaliser une étude de besoin, écrire son entreprise.

2/ Une solution généraliste :

Privilégier, dans un premier temps, une solution généraliste largement diffusée et solidement maintenue par un éditeur reconnu, peut-être moins cher.

3/ Étudier également l'offre sectorielle :

Parfois plus confidentielle dans sa diffusion, souvent plus cher mais plus "pointue" en fonction des secteurs d'activité car prenant pleinement en compte les spécificités métiers de l'entreprise et les conditions particulières de son exploitation.

4/ Connaître le logiciel :

Quelles informations sont gérées (fichier clients et fichier articles), quels résultats et statistiques sont restitués, quels outils de décision sont obtenus par le logiciel…

5/ Attention à la nomenclature produits :

Organisation du fichier articles selon une répartition adaptée au secteur d'activité et aux conditions d'exploitation de type rayon/famille/sous-famille (nomenclature à 3 niveaux). La notion de nomenclature produits reste un critère de choix important de logiciel de gestion commerciale, certains logiciels ne permettant qu'une nomenclature à 2 niveaux (famille/sous-famille) ou à un seul niveau (famille).

6/ Étudier les configurations nécessaires :

Déterminer l'environnement matériel nécessaire (PC, Mac, système d’exploitation, mono-postes/multi-postes, réseaux, connexions...).

7/ Penser aux périphériques spécifiques à l'activité :

TPV, TPE, balance, conditions d'exploitation particulières (humidité, poussière).

8/ Formation et maintenance :

Identifier les prestataires et les étapes de formation nécessaires à la maîtrise de l'application ainsi que les conditions de maintenance proposées par l’éditeur ou le revendeur.