4. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Valider avec tous les collaborateurs concernés leurs besoins :

Cela va vous permettre de déterminer précisément les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin : partage d’agenda simple, synchronisation avec des PDA (assistants personnels), consultation et modifications à distance…

2/ Vaincre les résistances au changement de certains collaborateurs :

Il peut arriver que l’agenda partagé puisse être perçu comme un moyen de contrôler les emplois du temps de la part de la direction… Il faut donc impérativement mettre en avant les améliorations de fonctionnement procurées par une telle solution : partage rapide des informations, optimisation de l’organisation… Et de toute façon, même le directeur montre son agenda… Tous les utilisateurs sont donc
à égalité !

3/ Protéger certaines informations sensibles :

Vérifiez notamment que les contacts que vous partagez ne relèvent pas de la sphère privée. Il en est de même pour vos rendez-vous extra-professionnels. N’oubliez jamais que le détail de vos tâches est accessible aux employés utilisant l’outil de partage d’agenda.

4/ Systématiser l’utilisation du partage d’agenda :

Cet outil permet de gagner un temps précieux et met à disposition de vos collaborateurs des informations précises et pertinentes (plus de nom de famille écorché ou de numéro de téléphone illisible par exemple). Mais pour en profiter, il faut que vos collaborateurs l’utilisent de manière régulière et rangent le bon vieil agenda papier dans un tiroir.