3. Profiter des avantages du publipostage en ligne en cinq étapes clés

Bien choisir son Prestataire

• La tarification : certains opérateurs proposent des forfaits où les prix sont dégressifs en fonction du volume traité. En outre, des options sont facturées en plus, comme l’envoi en recommandé ou la personnalisation des envois. Bien évidemment, ces tarifs s’entendent hors affranchissement postal, facturé en supplément au tarif normal ;
• La possibilité d’acheter ou de louer des fichiers d’adresses : si cette option peut être pratique, il faut quand même comparer le coût unitaire de l’adresse par rapport à d’autres fournisseurs de fichiers traditionnels ;
• Le mode de paiement : certains opérateurs exigent que vous optiez pour un forfait annuel, ce qui implique un certain volume de courrier à expédier pour rentabiliser le service.

Ouvrir un compte

Une fois votre prestataire choisi, il faudra que vous vous inscriviez à son service en ligne. Eh oui, comme sur une messagerie électronique ou un site de commerce électronique. Tout se fait par mail, avec paiement par carte bancaire. Toutefois, cela peut être un peu plus long si vous contractez un abonnement (autorisation de prélèvement à fournir… par courrier). Vous pouvez également être amené à fournir certains papiers comme un extrait Kbis si vous désirez bénéficier d’un service de certification électronique (l’équivalent électronique du courrier avec accusé de réception). Mais une fois inscrit, vous bénéficiez de votre bureau de poste personnel, 24h/24 et 7J/7.

Créer le document à publiposter

Quel que soit le prestataire que vous aurez sélectionné, il vous faudra quand même élaborer les documents destinés à être postés. Pour les factures ou les courriers de relance, pas la peine de faire preuve de créativité débordante, les modèles classiques feront l’affaire. Pour les documents marketing, vous pouvez être un peu plus imaginatif. Austère facture ou plaquette commerciale, un seul impératif, le format du fichier créé, word ou pdf d’Adobe. Vous manquez de courriers de référence ou d’inspiration ? Pas de panique, certains opérateurs vous proposent des bibliothèques de documents déjà prêts, vous n’avez plus qu’à choisir et à les adapter à vos besoins.

Une fois vos documents créés ou sélectionnés, vous devez indiquer à qui ils sont destinés. Si vous envoyez un même document à plusieurs personnes différentes, plusieurs façons de procéder, en fonction de votre prestataire :

• Vous pouvez utiliser les fonctions de publipostage de votre logiciel de traitement de texte. Il vous faudra, pour cela, avoir téléchargé et installé un pilote d’impression, fourni sur le site de votre prestataire ;
• Vous transmettez à votre prestataire un fichier, de type tableur (comme excel par exemple) contenant les adresses de vos destinataires ;
• Votre prestataire met à votre disposition des fichiers marketing, vous n’avez qu’à choisir… et payer.

Une fois les étapes 3 et 4 réalisées, vous pouvez choisir plusieurs options de publipostage. L’impression en noir et blanc, ou en couleur, l’envoi en courrier simple ou en recommandé avec accusé de réception (certification électronique), la personnalisation des documents avec votre logo par exemple (si votre prestataire le permet), l’option NPAI… Une fois vos choix effectués, vous n’avez plus qu’à valider le BAT (Bon à Tirer). Si tout est conforme sur votre écran, vous cliquez sur OK et c’est parti, votre prestataire se charge de tout : impression, mise sous pli et expédition. Vos documents seront alors remis, par voie postale, à leurs destinataires. Simple, pratique, efficace et rapide.

M.D.