4. Les règles d'or de mise en oeuvre
1/ Assurez-vous de disposer d’un bon équipement informatique :
Un PC ou un Mac équipé des logiciels de traitement de texte, de tableurs et de présentation (PDF, Power Point), compatibles avec les formats acceptés par votre prestataire de publipostage.
2/ Une connexion Internet performante :
Il est fondamental, pour profiter pleinement des avantages offerts par le publipostage en ligne, de bénéficier d’une connexion performante à l’Internet haut débit -idéalement 1 mégabit/seconde, ADSL ou Câble par exemple-, avec, dans le cas des PC portables, la possibilité de se connecter en Wi-fi ou par un réseau mobile (GPRS, Edge ou UMTS).
3/ Gérer rigoureusement les comptes utilisateurs :
Le publipostage en ligne offre la possibilité, à partir d’un même ordinateur connecté à Internet, d’ouvrir plusieurs comptes utilisateurs. Appliquez dès le départ une gestion et un contrôle rigoureux de ces comptes et des codes et mots de passe qui leur sont rattachés, d’une part pour éviter les abus en interne (par exemple l’envoi par un employé de 300 faire-part de mariage !), et d’autre part pour ne pas qu’ils tombent entre les mains de personnes mal intentionnées externes à l’entreprise.
4/ Bien préparer ses fichiers d’adresses :
Que ce soit pour votre courrier de gestion ou pour vos opérations de marketing direct, apportez un soin particulier à l’élaboration et à la mise à jour permanente de vos fichiers d’adresses, en utilisant, de préférence, un tableur de type Excel.