La comptabilité en ligne

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Publiée le : 19 juin 2006 à 11:34 par La rédaction

Simplifiez-vous la vie avec la comptabilité en mode ASP

Avec un service de comptabilité en mode ASP, plus besoin de se déplacer chez son comptable, ni d’installer un logiciel compliqué à paramétrer. Une inscription sur le site d’un éditeur ASP et vous accédez, en ligne, à un logiciel toujours mis à jour.


Zut, c’est vendredi soir et vous avez oublié de préparer le compte d’exploitation prévisionnel que vous devez remettre à votre banquier lundi matin. Et vous ne repasserez pas au bureau durant le week-end. Qu’à cela ne tienne, avec une connexion Internet et un abonnement chez un éditeur ASP de logiciels de comptabilité, vous pouvez faire ça de n’importe où.

En outre, finies les mises à jour logicielles fastidieuses, ou le remplacement des matrices Excel que vous fournit régulièrement votre comptable. Tout est automatique.


La comptabilité simplifiée

La comptabilité restera toujours la comptabilité, mais vous pouvez vous simplifier la vie. Avec un service ASP disponible 24 heures sur 24, vous pouvez saisir vos écritures à toute heure du jour et de la nuit. Et depuis n’importe quel endroit, du moment que vous bénéficiez d’une connexion Internet. Plus besoin de retourner précipitamment au bureau la veille de la remise d’un document comptable à l’administration ou à votre banquier.

Et, surtout, vous ne vous préoccupez pas de savoir si vous avez bien saisi les factures sur la bonne matrice Excel fournie par votre comptable. Ce dernier peut également se connecter et prendre connaissance de tous vos documents comptables. Sans parler de vos tableaux de bords accessibles et mis à jour automatiquement.


Des économies

Les logiciels de comptabilité sont assez onéreux, du moins pour les petites structures. Il faut, non seulement les acheter, mais également les maintenir et les mettre à jour. En outre, vos données sont stockées sur le disque dur de l’ordinateur où a été installé le logiciel de comptabilité. Avec un service en mode ASP, pour quelques dizaines d’euros par an et par poste, vous bénéficiez d’un logiciel toujours mis à jour et, surtout, du stockage sécurisé de vos données. De même, si vous devez changer d’ordinateur, plus besoin de transférer les données.

1. Témoignage

“ Plus de soucis de mise en conformité légale ”

“ Créée fin 2004, la société Noteka édite des logiciels, disponibles en ligne, pour gérer des portails communautaires ou créer des sites de commerce électronique. Nous avons comme clients, notamment, l’Association des anciens de l’école de l’Air ou des sociétés d’évènementiel. Ce n’est pas notre métier d’investir dans des logiciels et de l’informatique pour gérer notre comptabilité. Dès la création de Noteka, nous avons contacté la société Idilys, et après une période d’essai probante d’un mois, nous avons adopté la solution de comptabilité en ligne. Nous louons un service. Nous ne nous posons pas la question des mises à jour logicielles, ni de la mise en conformité légale. Autre avantage, étant très mobiles, nous pouvons accéder à nos documents de n’importe où et échanger nos données entre nous.”

Jean-Benoît Collet,
Société : Noteka
Paris (75)

2. Les 4 étapes incontournables pour profiter de la comptabilité en ligne

1- Compta, paie notes de frais…

  • Définissez vos besoins


Les offres de comptabilité en ligne font florès. A vous de bien définir ce dont vous avez besoin. Les différents prestataires proposent des logiciels de comptabilité, certes, mais aussi de gestion de notes de frais, de paie…. Inutile de vous abonner à une offre surdimensionnée ou redondante avec d’autres services auxquels vous auriez souscrits par ailleurs. Les logiciels de comptabilité en mode ASP sont facturés selon le nombre d’utilisateurs. à vous de savoir combien d’abonnements vous sont nécessaires. Ceci dit, les abonnements étant au mois le mois, vous pouvez résilier facilement les comptes des utilisateurs « en trop. » évaluez bien aussi le volume de données à injecter dans le système, les services de comptabilité en ASP auront beau être les mieux conçu du mondes, ils ne peuvent fonctionner sans vos données.

2- être vigilant sur les services annexes

  • Choisissez votre prestataire selon vos besoins

Hormis le coût du service, vous devez vérifier et comparer certaines caractéristiques de l’offre des différents prestataires. En premier lieu, la possibilité de tester leur service pendant une durée de temps suffisamment probante, un mois généralement. Ensuite, regardez bien l’étendue de leur offre, il se peut que vous ayez à faire appel à leurs services pour des prestations connexes comme la gestion de la paie. Inutile de multiplier le nombre de prestataires. Intéressez-vous également aux services annexes, et, notamment, aux possibilités de liaison entre le service ASP de comptabilité et d’autres services ou logiciels (relevés bancaires, outils de gestion de la relation client…). Enfin, regardez bien ce que recouvre l’offre comptabilité. Certains éditeurs saucissonnent leur offre en plusieurs options comme les tableaux de bord ou les déclarations fiscales.


3- Un mode de travail collaboratif

  • Prévenez votre comptable

A moins que vous ne vous chargiez vous-même de sortir vos bilans ou votre compte de trésorerie, avertissez votre comptable de votre décision de passer en mode ASP.

Il se pourrait bien que lui aussi ait besoin d’un accès à votre logiciel de comptabilité hébergé. Il pourra ainsi consulter et récupérer les dernières notes de frais saisies ou valider les factures des sept derniers jours, quand bien même vous n’auriez eu aucun contact avec lui depuis une semaine. Assurez-vous avec lui de la disponibilité des données comptables sous format électronique que vous devrez donner au fournisseur ASP au démarrage du service. Et surtout, où sont situées ces données. Assurez-vous de bien disposer de toutes les informations nécessaires avant de vous lancer, cela vous évitera du temps perdu.

4- Profitez de la période de test

  • Connectez-vous et travaillez quand vous voulez

Une fois la solution choisie et le prestataire retenu, vous allez tester le logiciel ASP en conditions réelles. Généralement, cela ne nécessite aucune installation. Votre prestataire vous communique par mail un lien vers son site Internet, ainsi que vos identifiants et vos mots de passe. Vous vous connectez au site et vous pouvez commencer à utiliser votre logiciel de comptabilité. Sauf si vous choisissez votre prestataire dès la création de votre entreprise, vous allez devoir lui fournir toutes vos données comptables. Soit vous les intégrez vous-même dans le système, soit votre prestataire s’en charge. Utilisez la solution à votre bureau, avec tous les utilisateurs prévus simultanément, puis chez vous et en déplacement. Si vous n’êtes pas satisfait, récupérez vos données s’il y a lieu et choisissez un autre prestataire.

3. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Bien choisir son prestataire :

Un ASP doit présenter plusieurs garanties. Son centre de données doit remplir toutes les conditions de sécurité requises. Certains font héberger leurs serveurs chez des spécialistes qui présentent toutes les garanties possibles. Regardez toujours les partenaires de votre prestataire. Choisissez également un ASP qui propose une période de test. Lors de cette période, testez également l’assistance par téléphone. Enfin, assurez-vous de la pérennité de votre prestataire, s’il vient à disparaître, comment récupérerez-vous vos données ?

2/ Laissez-vous une période de réflexion :

Si pratiquement tous les ASP proposent une période test, celle-ci excède rarement le mois et pour un nombre restreint d’utilisateurs. Evitez le tout, tout de suite. Renforcez progressivement votre collaboration avec votre ASP. Commencez par une application. Une fois que vous êtes convaincu de la fiabilité de votre prestataire, abonnez-vous, si besoin est, à une autre application.

3/ Privilégiez la simplicité :

Commencez avec le forfait le plus simple. Assurez-vous que les logiciels mis à votre disposition soient faciles à prendre en main ; ils ne doivent pas nécessiter plus d’une heure ou deux de formation. Une fois satisfait, rien ne vous empêche d’étoffer votre portefeuille applicatif avec, si cela est possible, la gestion de la paie ou la gestion des notes de frais.

4/ Restez vigilant :

Comme pour toute application nécessitant un système d’authentification, faites attention à vos identifiants. Il pourrait s’avérer problématique que des personnes non concernées aient accès à vos données comptables.

4. Quels bénéfices pour quels coûts ?

Quels bénéfices ?

  • Des économies substantielles : vous pouvez trouver une solution de comptabilité pour 60 euros annuels contre 200 euros minimum pour un logiciel “ en boîte ”. En outre, vous économisez sur la maintenance.
  • Une solution simple à utiliser : pas d’installation avec de fastidieux paramétrages, ni de mises à jour, tant logicielle que réglementaire. L’ASP fournit, plus qu’un logiciel, un service avec la prise en compte de l’actualité réglementaire et fiscale.
  • Une solution accessible depuis n’importe où : pas besoin de traîner avec soi son portable pour aller chez votre expert-comptable. Assurez-vous seulement de la possibilité de se connecter à Internet.
  • Pas d’investissement initial : vous payez au mois le mois, ce qui épargne votre trésorerie.

Pour quels coûts ?

On trouve des solutions de comptabilité en ligne à partir de 18 euros par mois jusqu'à 2000 écritures par an, et à partir de 24 euros par mois pour plus de 2000 écritures par an, avec tableau de bord mensuel ou trimestriel et conseils.

D’autres solutions démarrent à 60 euros par an pour le premier utilisateur + 5 euros chaque mois par utilisateur supplémentaire ou à 42 euros pour 6 mois pour le premier utilisateur + 7 euros chaque mois par utilisateur supplémentaire. La taille de la base de données est limitée à 100 Mo. Cet espace vous permet d'enregistrer plusieurs milliers de lignes d'écritures.

Source :

Tom's Guide - http://www.tomsguide.com