Renforcer l'efficacité dans l'entreprise

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Publiée le : 19 juin 2006 à 11:31 par La rédaction

L’intranet sécurisé, pour une liberté totale

L’intranet est un site Internet privé, dédié aux employés d’une entreprise, quelle que soit leur localisation géographique.

Système informatisé de partage des documents et des données d’une entreprise, l’intranet peut apporter des gains de temps et de productivité dans une organisation. Déjà très utile lorsque les collaborateurs sont dans les mêmes locaux, il l’est encore plus pour des collaborateurs nomades.

• Mettre à disposition toutes les informations clés

Sa première application est de partager les documents d’une entreprise entre plusieurs collaborateurs. Un commercial a besoin de consulter le catalogue des prix de l’entreprise mais il est en déplacement : il se connecte avec son ordinateur portable au réseau intranet de l’entreprise et accède directement au document. En tant que chef d’entreprise, vous êtes vous aussi souvent en déplacement (rendez-vous client, visite de prestataires…). Accéder instantanément à tous les documents dont vous avez besoin est là encore très facile avec un intranet.

• Le serveur, support de l’intranet

Du strict point de vue informatique et matériel, la mise en place d’un intranet réclame peu de ressources pour une petite entreprise : un réseau informatique et un ordinateur central appelé serveur, qui joue le rôle de mémoire et de distributeur des informations. Dans la très grande majorité des cas, le réseau est existant (notamment pour partager une connexion internet), ce qui limite l’investissement matériel au serveur. Ce dernier peut se résumer à un PC puissant, au coût donc limité. Reste ensuite à choisir l’application logicielle qui permettra de mettre à disposition vos données. Enfin, chaque utilisateur de l’intranet peut disposer d’un statut spécifique, qui permet ainsi de réserver l’accès à certaines données sensibles aux ayants-droit. On appelle cela les droits d’accès.

• Une ouverture vers d’autres applications

L’intranet ouvre également de nouvelles possibilités de partage plus large : gestion de projets, agendas partagés, messagerie électronique, sauvegarde des données de chaque utilisateur, vidéoconférence… D’un intranet classique, votre entreprise peut ainsi évoluer vers le travail collaboratif. Évidemment, ce transit d’informations requiert un maximum de sécurité, une des grandes notions à prendre en compte lorsque l’on veut créer son intranet.

Marie ALGEO .

1. Témoignage

“ La sécurité de notre intranet était la préoccupation n°1 ”

“Nous utilisons depuis près de deux ans un intranet sécurisé au sein de Twin. Lors du choix de la solution, la sécurité était la préoccupation n°1 : les maquettes pour nos clients constructeurs automobile sont en effet un sujet sensible !

Twin a choisi une solution clé en mains de chez Oxyane, avec un système de sécurité efficace et utilise principalement les fonctions de messagerie et de gestion documentaire.

L’appropriation de l’outil s’est faite naturellement et rapidement, tous nos collaborateurs utilisant l’outil informatique.

Les chefs de projet et les chargés d’affaire qui travaillent à l’extérieur peuvent accéder aux mêmes données que les collaborateurs du siège. L’intranet est un outil de communication essentiel.

Prochainement, nous allons mettre en place un accès pour tous les salariés et utiliser l’intranet comme support de communication interne.”

Francisco Ferreira
Société TWIN (bureau d'études)

2. Ce qu’il faut savoir pour bâtir un intranet sur mesure

• Les principes de départ

Un intranet s’architecture autour d’un poste serveur et de postes clients (les collaborateurs) qui s’y connectent pour retrouver les données mises à disposition.

Le serveur accueille donc les documents et fichiers partagés et les propose en accès aux collaborateurs. Il peut également servir de plate-forme pour votre messagerie, proposer les logiciels utilisés dans l’entreprise… C’est le fournisseur de ressources référence. Il permet également de partager une connexion Internet et se charge de filtrer les accès. En effet, il doit être sécurisé car les collaborateurs à l’extérieur de l’entreprise peuvent y accéder. Des

solutions de sécurisation existent : firewall (qui bloque les entrées externes et donc les pirates potentiels) et antivirus. On trouve également des serveurs intranet pré-sécurisés qui proposent à la fois l’aspect logiciel et sécuritaire. Pour qu’il fonctionne de façon optimum, une personne doit en être responsable et jouer le rôle d’administrateur : gestion des droits d’accès, vérification de la sécurisation, mise à jour et sauvegarde des bases de données.

• Solution gratuite ou payante ?

Sur le papier, la solution gratuite (bien souvent un serveur de type Apache, associé à une base de donnée MySQL) paraît tentante. Elle demande pourtant de hautes compétences en informatique ou bien de faire appel à un spécialiste. Son principal avantage : permettre une personnalisation au plus près de vos besoins, à condition que vous soyez en mesure de les définir très précisément. Les solutions payantes proposent des cadres prédéfinis qui vous permettent d’opérer un choix plus large et qui surtout, offrent une mise en place rapide. Leurs possibilités de personnalisation sont moindres mais néanmoins plus que suffisantes. Enfin, elles offrent l’atout d’une interface graphique déjà développée : vous êtes opérationnel rapidement.

• Prévoir vos futurs développements

Autre aspect essentiel préalable au choix de l’intranet de votre entreprise : prévoir l’avenir !

Votre serveur doit être dimensionné pour pouvoir gérer des postes supplémentaires et surtout, la solution retenue doit pouvoir évoluer vers les outils de travail collaboratif. En effet, après avoir utilisé le partage des documents, la suite logique est souvent de passer au stade supérieur : agendas partagés, messagerie interne à l’entreprise, outils de suivi de projets…
Dans ces circonstances, il est plus confortable d’avoir choisi un intranet et un outil de gestion à même d’évoluer sans être obligé de casser le système existant.

• Former et maintenir à jour

Le succès de la mise en place d’un intranet dépend (outre la solution retenue) de l’adhésion des principaux concernés : vos collaborateurs. Il est donc essentiel de les sensibiliser à cet outil et de les aider à intégrer les enjeux qui en découlent : gain de temps, plus d’efficacité, meilleure organisation, bref, les conditions de travail peuvent être optimisées. Après cette période de sensibilisation intervient un moment de formation : comment utiliser au mieux les outils mis à leur disposition ? Le prestataire sélectionné (ou le responsable informatique de votre entreprise le cas échéant) doit alors jouer pleinement son rôle en formant vos collaborateurs à l’usage de l’intranet. Systématiser l’utilisation de ce nouvel outil (et donc, optimiser l’organisation du travail) ne peut venir que d’une prise de conscience de son utilité !

M.A.

3. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Le principe de base :

Un intranet doit coller au plus près à vos besoins. Il s’agit d’un outil et ce n’est pas à votre entreprise de se « plier » à son système de fonctionnement !

2/ Ne pas viser trop haut :

Techniquement, l’intranet doit être gérable par une équipe réduite. Inutile d’installer un outil trop compliqué si vos besoins restent basiques. L’intranet ne doit pas être une charge mais une aide.

3/ Voir loin :

Prévoyez une infrastructure capable d’évoluer en cadence avec votre entreprise : ajout d’utilisateurs, installation de nouvelles fonctionnalités…

4/ Consultez vos collaborateurs :

L’accès partagé aux documents importants de l’entreprise est le service initialement proposé par toutes les solutions d’intranet. Et ne l’oubliez pas : il va servir à tous dans l’entreprise. Avant de partir sur un produit précis, faites le point avec vos collaborateurs afin d’évaluer leurs attentes.

5/ Formez vos collaborateurs :

La prise en main de l’intranet doit être la plus simple possible. Cet outil va être utilisé quotidiennement, son fonctionnement doit donc être très facilement assimilable. Une session de formation pour les utilisateurs est indispensable, assortie d’une rapide présentation des objectifs de votre intranet.

6/ La sécurité de vos informations :

Dans la perspective d’un serveur hébergé chez un prestataire, ce dernier doit pouvoir vous garantir une connexion protégée par une clé d’encryptage, un firewall performant et un système antivirus mis à jour régulièrement. Dans le cas d’un serveur hébergé au sein de votre structure, l’installation d’un firewall logiciel et d’un antivirus par un professionnel garantira la sécurité de vos données. Dernier point pratique, veillez à effectuer des sauvegardes régulières de vos données !

4. Quels bénéfices pour quels coûts ?

Quels bénéfices ?

Une meilleure organisation des données : les documents importants, la facturation, les devis sont stockés et classifiés en un seul point physique, accessible à distance via Internet par tous ceux qui en ont besoin.

Pour les collaborateurs délocalisés : l’intranet est accessible en dehors de vos bureaux ce qui en fait un système de choix pour les commerciaux. Le réseau crée alors du lien avec les collaborateurs itinérants. Indispensable pour fédérer et créer un vrai esprit d’équipe… même avec des collaborateurs éloignés.

Pour les autres collaborateurs : partage de documents, actualités de l’entreprise, rédaction d’articles par les employés, accès aux informations commerciales, produit, administratives… On peut imaginer de nombreuses interventions des collaborateurs d’une entreprise pour les faire adhérer à l’outil et par la même à l’entreprise.

Pour quels coûts ?

Le coût d’un intranet est extrêmement variable selon la solution et les services que vous allez choisir. Un service basique de partage des documents, installé sur un serveur premier prix par un technicien ne vous coûtera pas plus de 1000 à 1500 euros HT, voire même encore moins si vous disposez des ressources en interne. Un intranet avec des fonctions avancées de travail collaboratif et un serveur puissant peut coûter plusieurs milliers d’euros.

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