Les logiciels de gestion comptable

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Publiée le : 11 octobre 2006 à 17:19 par La rédaction

Des outils de pilotage pour l'entreprise

Les logiciels de comptabilité répondent à des obligations légales mais représentent également de véritables outils de pilotage au travers du suivi précis de l’état de la trésorerie et de la situation de l’activité de l’entreprise.

Il existe sur le marché une multitude de logiciels de comptabilité qui vont de la solution de base très simple à des produits sophistiqués intégrant la comptabilité analytique et budgétaire. Encadrés par des obligations légales, ces logiciels répondent à des règles valables pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Quatre fonctions essentielles

• Le logiciel de comptabilité doit prendre en charge au minimum les fonctions suivantes :
• La saisie quotidienne des écritures comptables dans des journaux ;
• Le suivi et la mise à jour des comptes mouvementés ;
• La mise en œuvre et le suivi des états obligatoires comme les journaux, le grand livre et les balances ;
• Les déclarations fiscales obligatoires.

Simplicité et convivialité

Le plus souvent confié à un néophyte dans le cadre de la TPE, le logiciel de comptabilité choisi doit être le plus convivial possible et faciliter au maximum la saisie des écritures quotidiennes : les écritures de base étant récurrentes dans l’entreprise, les logiciels proposent la mise en place de modèles de saisie pré-paramétrés, réduisant ainsi les risques
d’erreur et permettant de gagner du temps dans ce travail répétitif. à noter que depuis quelques mois cet effort de simplification de la saisie comptable s’est traduit dans l’offre des éditeurs par la mise sur le marché de solutions complémentaires et bien identifiées se limitant pour l’entrée de gamme à la saisie comptable et pour les gammes plus évoluées au traitement du suivi du chiffre d’affaires des balances clients et fournisseurs et la préparation des états comptables obligatoires de fin d’exercice.

Impliquer son expert-comptable

Bien entendu, la mise en place du logiciel de comptabilité doit se faire en cohérence et avec l’appui de l’expert-comptable de l’entreprise qui devra être capable de « récupérer » les informations saisies dans l’entreprise pour les intégrer dans le logiciel utilisé par le cabinet d’expertise comptable. En termes de compatibilité, le logiciel comptable devra également être compatible avec le logiciel de gestion commerciale (ventes, achats, produits, clients, fournisseurs) utilisé par l’entreprise.

Jean-Claude Ermenault

1. Témoignage

“ Je gagne un temps fou et j’ai l’information en temps réel ”

“ De formation commerciale pure, j’étais un peu “ fâché ” avec la comptabilité, avec de mauvais souvenirs liés à mes études au lycée ... et j’avoue que j’ai pris dès la création de mon entreprise la décision de sous-traiter ma compta à un expert-comptable que m’avait recommandé un collègue commerçant de ma rue. ça se passait très bien, les collaborateurs du cabinet comptable étaient très compétents et en plus sympathiques. La seule ombre au tableau était le temps qui se passait entre la remise de mes documents et le traitement effectué par le cabinet. Mon comptable m’a donc proposé de passer sur un logiciel de base en compta pour saisir mes écritures de ventes et d’achats, simplement, sans connaissance comptable, "en français dans le texte" comme il dit !

Désormais, j’enregistre les données au fur et à mesure, je lui transmets les informations par Internet et lui les centralise sur son logiciel.

En revanche, à partir de mon logiciel, je suis capable à tout moment de savoir ce que me doivent mes clients, ce que je dois aux fournisseurs et j’obtiens automatiquement mon tableau de bord de trésorerie ! ” .

Christophe Chauvrier,
Cadeaux-souvenirs
Nantes (44)

2. De la saisie des écritures comptables à la gestion de l'entreprise

1/ La saisie des écritures

Gain de temps et simplicité

Organisée autour du Plan comptable, la saisie des écritures s’effectue dans des journaux comptables pris en charge par le logiciel : journal des ventes, journal des achats, journaux de trésorerie (banque, caisse, ...). Un plan comptable standard est fourni avec le logiciel de comptabilité et peut être paramétré pour répondre aux spécificités de l’entreprise. Pour simplifier les tâches de saisie des écritures souvent répétitives, des écritures « type » peuvent être paramétrées et automatiser ainsi les calculs de TVA, l’imputation au crédit ou au débit...

Sans connaissance comptable, sans s’occuper des comptes, ces outils intégrés dans les logiciels de comptabilité permettent de générer automatiquement les écritures comptables.

Dans le même esprit, les écritures récurrentes et périodiques comme le paiement d’un loyer, le remboursement d’un emprunt, des abonnements sont une bonne fois pour toute programmées, évitant ainsi des ressaisies fastidieuses d’évènements cycliques.

2/ Le pilotage de l’entreprise

Outil de suivi de la trésorerie...

Simple outil de saisie d’écritures comptables, le logiciel de comptabilité devient outil de décision et de pilotage de l’entreprise en particulier dans le suivi de trésorerie de l’entreprise et le suivi précis et en temps réel des clients et des fournisseurs.

En permettant des synthèses faciles et simples de l’état des créances clients et des dettes fournisseurs, le logiciel comptable apporte incontestablement au chef d’entreprise une aide non négligeable de suivi et de gestion de trésorerie par simple récapitulatif des comptes de tiers (clients et fournisseurs).

Conscient de l’importance de ce facteur de décision pour la TPE, certains éditeurs ont d’ailleurs intégré dans leur logiciel comptable une fonction complète de prévision de trésorerie permettant d’éditer des tableaux de bord prévisionnels de trésorerie en liaison directe avec la gestion des comptes clients et fournisseurs.

3/ Des états Obligatoires

...et de gestion de l’entreprise

Le logiciel de comptabilité permet à l’utilisateur d’obtenir un certain nombre d’éditions de synthèse à caractère obligatoire mais aussi des états d’analyse provisoires directement issus de la gestion comptable et à caractère beaucoup plus décisionnel que comptable du fait de l’information disponible facilement et à tout moment.

à la clôture de l’exercice et après validation par l’expert-comptable, le logiciel produit des documents et des états obligatoires :

• Les journaux ;

• Le grand livre qui recense les écritures regroupées par compte

• La balance des comptes avec le solde débiteur ou créditeur de chacun ;

• Le bilan avec les éléments de l’actif et du passif ;

• Le compte de résultat avec les charges et les produits de l’exercice.

A ces états obligatoires sont proposés également suivant les logiciels de comptabilité, l’édition :

• des états de rapprochement ;

• des bordereaux de remise en banque ;

• des échéanciers de trésorerie ;

• de la déclaration de TVA ;

• des lettres de relance clients.

4/ Internet change la donne

Télédéclaration et télépaiement

Depuis quelques années, Internet a une forte influence sur le traitement de la comptabilité de l’entreprise avec le développement rapide de l’offre en matière de logiciels en mode ASP (logiciels disponibles en ligne via Internet sous forme locative) avec des solutions souples et ergonomiques intégrant le rôle de l’expert-comptable dans ce traitement à distance.

Internet est également présent dans les logiciels de comptabilité traditionnels via la possibilité offerte aux utilisateurs d’accomplir des télédéclarations et des télépaiements directement à partir des états édités par leur logiciel dans le domaine fiscal (TVA, taxe professionnelle, IS...) et social, notamment via des portails déclaratifs dédiés.

J-C.E.

3. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Vérification :

Vérifier que le logiciel soit en conformité avec la réglementation comptable.

2/ Paramétrages :

Les paramétrages du logiciel sont-ils facilement accessibles par l’utilisateur dans l’entreprise ?

3/ La saisie  :

Existe-t-il un mode de saisie des écritures courantes à partir de modèles pré-paramétrés ?

4/ Compatibilité :

Le logiciel comptable est-il compatible avec mon logiciel de gestion commerciale ?

5/ L’assistance :

Quelle assistance téléphonique est-elle proposée par l’éditeur du logiciel ?

4. Quels bénéfices pour quels coûts ?

• Quels bénéfices ?

Gagner du temps dans la saisie quotidienne des écritures comptables : grâce aux logiciels spécifiquement dédiés à la saisie des écritures comptables, l’entreprise se dote d’une application permettant de disposer en interne d’un outil de synthèse de son activité voire pour certains d’entre eux d’un véritable tableau de bord créé à partir de ces enregistrements basiques de la comptabilité.

Surveiller et prévoir sa trésorerie : au travers de la gestion des tiers, clients et fournisseurs, l’entreprise se dote via le logiciel de comptabilité d’un outil de contrôle performant de suivi de trésorerie.

Optimiser sa relation avec l’expert-comptable : le partage d’informations et la transmission via Internet des données comptables saisies dans l’entreprise simplifient le travail du cabinet comptable en traitant l’information de l’entreprise beaucoup plus rapidement qu’en manuel et en accélérant la mise à disposition de l’entreprise des éléments de décision .

• Pour quels coûts ?

Les logiciels d’entrée de gamme permettant de saisir les écritures de base de la comptabilité sont disponibles sur le marché à partir de 100 euros HT et les logiciels permettant de tenir la comptabilité de A à Z à partir de 180 euros HT.

Pour une comptabilité incluant des fonctions analytiques et budgétaires ainsi que la gestion complète des immobilisations, comptez sur environ 200 euros HT.

Tom's Guide - http://www.tomsguide.com