Réduire les délais de paiement

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Publiée le : 11 octobre 2006 à 17:12 par La rédaction

La facture dématérialisée

Chaque année, près de 2 milliards de factures sont échangées entre les entreprises en France. Peu de solutions ont permis jusqu’ici d’optimiser ce poste. L’arrivée de la facture dématérialisée change la donne.

La facturation est un poste clé de toute entreprise. C’est le maillon essentiel qui relie la livraison d’un bien ou d’un service à son paiement par le client. C’est un poste souvent lourd dans l’entreprise. On estime aujourd’hui à près de 11 ? le coût d’émission d’une facture dans une entreprise classique équipée d’un logiciel de gestion comptable. Le coût de traitement d’une facture reçue (réception, contrôle, paiement, archivage, litiges éventuels) s’élève lui en moyenne à 15 ?. C’est aussi un poste à faible valeur ajoutée.

Une initiative européenne

Assez paradoxalement, ce poste stratégique a échappé jusqu’à présent à toute évolution significative. Les blocages ont pendant longtemps été à la fois réglementaires et culturels. Au cours des dernières années, la réglementation a sensiblement évolué. L’initiative a d’abord été européenne avec la directive 2001/115 relative à la « simplification, modernisation et harmonisation des conditions imposées à la facturation en matière de TVA ». Ce texte est entré en vigueur en France en 2003. La loi stipule désormais que « les factures peuvent sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties » (article 289-V du Code Général des Impôts).

De nombreux gains à la clé

Pour l’entreprise, la facture dématérialisée est une vraie aubaine. Elle permet de réaliser des gains de temps (transmission plus rapide des factures et des paiements, diminution des causes de litiges, ...) et gains financiers importants (diminution des frais d’envois, d’archivages, suppression des impressions papier). Cerise sur le gâteau, elle permet un meilleur suivi des factures et une hausse du niveau de sécurité des données ainsi échangées.

Une réduction des coûts de plus de 70%

A titre de comparaison, on estime aujourd’hui à 4 € le coût de traitement d’une fecture dématérialisée reçue et à 3 € celui d’une facture dématérialisée émise. Ces chiffres sont à rapprocher des chiffres cités en début d’article...A chaque chef d’entreprise de faire maintenant ses soustractions...De belles économies en perspective !

1. Témoignage

“Un projet mis en place en deux jours”

“ SNTP Capitalisation est une jeune société qui se spécialise dans les opérations de « backups » (sauvegardes) à distance des bases de données de ses clients. Nous nous sommes posés la question de la facture dématérialisée par voie électronique lorsque notre plus gros client nous a demandé e recevoir nos actures par ce ecteur. Il nous a alors orienté vers a solution Trustmission qu’il avait retenue. Il nous a alors fallu acquérir un certificat de signature électronique Chambersign. C’est ce qui a été le plus difficile puisqu’il a fallu se déplacer pour récupérer le certificat de niveau 3. Ensuite l’ouverture d’un compte chez Trustmission et l’utilisation pour l’envoi de factures se sont révélés très simples d’utilisation. En moins d’une demi journée, le système était en place. Notre seul regret ? Que nos autres clients soient réticents à utiliser ce système qui nous simplifie la vie tout en nous permettant de réaliser des économies de temps et d’argent importantes. ”

Raymond De Bernis
Président SNTP Capitalisation
2 salariés

2. Pourquoi et comment adopter le facture dématérialisée

Quel intérêt pour mon entreprise ?

Avant de se lancer, il convient de bien étudier les économies que vous pourrez réaliser dans votre entreprise. Ces économies vont dépendre du pourcentage de factures émises ou reçues que vous pourrez dématérialiser et donc aussi du nombre de vos partenaires qui sont prêts à adopter ce nouveau mode d’échange de données. Elles dépendront enfin de la motivation de vos équipes à accepter ce changement avec les petites évolutions qu’il impliquera sur les contours de certains postes. Pour analyser ce potentiel de gain, vous pouvez contacter un prestataire de facturation dématérialisée qui réalisera un audit rapide du fonctionnement de votre service facturation qu’il pourra compléter par une enquête auprès d’un échantillon de vos clients. Il sera alors à même de vous orienter vers la bonne solution.

Les solutions de PDF signés

C’est la solution la plus simple et la plus répandue dans les petites entreprises (moins de 20 personnes). Elle consiste depuis votre logiciel de facturation à éditer des factures au format PDF. Ce format a l’avantage de garantir l’authenticité et l’intégrité de l’original. La facture ainsi dématérialisée est envoyée par votre messagerie électronique. Elle est sécurisée en utilisant un certificat de signature électronique (type Chambersign). Ces factures sont alors fiscalement recevables. Vous restez alors responsable du contrôle de la qualité de la facture émise (présence des mentions obligatoires), de la signature de cette facture, de son routage et de son archivage pendant la durée légale. à noter qu’il est aussi possible d’émettre la facture en format PDF au sein de l’entreprise et de confier son contrôle, sa signature, son routage et son archivage à un prestataire spécialisé agissant pour votre compte.

Les solutions d’échanges de données

Ces solutions plus évoluées reposent sur l’échange de données structurées entre votre logiciel de comptabilité et un prestataire spécialisé qui sera chargé du contrôle de qualité de la facture, de sa signature, de son routage, de son suivi et de son archivage dans un « coffre-fort électronique ». L’échange de données se fait selon différents formats (CSV, XML, EDI). La plupart des logiciels de comptabilité intègrent aujourd’hui la possibilité de tels échanges. La mise en place de ces solutions nécessite l’intervention d’un prestataire spécialisé (aussi appelé Tiers de confiance ou Tiers facturier) qui définira avec vous les procédures d’authentification, de stockage et de restitution de vos factures.
Votre client reçoit alors vos factures au format électronique qui entrent directement dans sa comptabilité. Cela suppose aussi qu’il utilise la même plate-forme de facturation dématérialisée que vous pour vos échanges.

Gérer le changement avec vos partenaires

Au delà des questions techniques, la principale difficulté dans la mise en place de la facturation dématérialisée via des échanges de données réside dans la nécessité d’obtenir l’accord préalable du destinataire (obligation imposée par l’article 289-V du Code Général des Impôts). Le succès de la facture dématérialisée dépendra donc de votre capacité à convaincre vos fournisseurs voire vos clients à adopter ce mode d’échange. Pour cela, dans le cas de factures dématérialisées via des échanges de données (CSV, XML, EDI), il vous faudra au préalable signer avec chacun de vos fournisseurs et clients concernés un accord préalable aussi appelé « convention interchange » qui précise le format utilisé, le choix du tiers de confiance, la localisation du coffre-fort d’archivage des factures dématérialisées échangées et la date d’entrée en vigueur du dispositif.

L.C.

3. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ Choisir la solution adaptée à vos besoins :

Il y a facture dématérialisée et facture dématérialisée. Un univers sépare les solutions EDI qui équipent les multinationales des solutions en ASP ou des simples solutions d’envoi en PDF signé.
Il y a aujourd’hui des solutions de facturation dématérialisée adaptées aux besoins et aux budgets de chaque entreprise, y compris les plus petites.

2/ Un changement à étudier avec votre équipe chargée de la comptabilité :

Avant de parler du choix des formats et des modes d’archivages numériques, il conviendra d’étudier la question avec votre service comptabilité et il importera de l’associer à la mise en œuvre de cette nouvelle technologie. La résistance culturelle au changement ou une appréhension dans l’utilisation de technologies nouvelles et mal comprises suffisent en effet parfois à condamner un projet.

3/ Contrôler la qualité de vos factures :

Le décret n° 2003-632 précise les 10 mentions obligatoires et les 4 éléments d’information, en cas de circonstances particulières, qui doivent impérativement figurer sur les factures émises en France. Ces dispositions s’appliquent aussi bien entendu aux factures dématérialisées.

4/ Penser à la durée d’archivage de vos factures :

La réglementation impose de conserver la version originale de chaque facture pendant 3 ans aux fins de contrôle par l’administration fiscale et pendant 10 ans (en cas de litige commercial).
Le système de dématérialisation et d’archivage utilisé devra donc être compatible avec ces contraintes.

4. Quels bénéfices pour quels coûts ?

Quels bénéfices ?

• Gain de temps : un gain de temps dans l’émission, le contrôle et l’envoi de vos factures.

• Gain d’argent : des économies liées à la suppression des impressions, des frais d’expédition, et à l’archivage de vos factures.

• Réduction du nombre de litiges : une augmentation du niveau de fiabilité sur l’authenticité et l’intégrité des factures échangées avec vos clients / fournisseurs et une réduction du nombre de litiges.

• Réduction des délais de paiement : un meilleur suivi des factures émises et reçues et des délais de paiement raccourcis.

Pour quels coûts ?

• Les solutions de base reposant sur l’utilisation de factures PDF signées par un certificat de signature électronique nécessite seulement l’acquisition d’un outil de génération de document PDF (il existe des logiciels gratuits pour cela) et d’un certificat de signature électronique (ordre de grandeur de 100 à 150 euros HT par an).

• L’utilisation d’une plate-forme de facturation dématérialisée avec échange de données structurées (xml, csv...) est accessible à partir de 400 à 1000 euros HT de frais de mise en place et de fonctionnement avec des coûts de l’ordre de 0.4 à 0.7 euros HT par facture traitée en fonction du volume annuel concerné. Il faut cependant ajouter à ces coûts informatiques un temps de formation de vos équipes et de concertation avec vos clients et fournisseurs en amont du déploiement de ce type de solutions.

Tom's Guide - http://www.tomsguide.com