Effectuer ses démarches par Internet

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Publiée le : 11 octobre 2006 à 17:08 par La rédaction

Gagnez du temps en réalisant vos démarches administratives par Internet

A chaque étape de la vie de l’entreprise correspondent aujourd’hui des services en ligne pratiques, rapides et faciles d’accès. Plutôt que de multiplier papier et courriers, sachez en profiter !

Les relations entre les entreprises et l’administration, longtemps assimilées à un parcours du combattant, ont été considérablement simplifiées avec l’arrivée d’Internet et des nouvelles technologies. De la création de l’entreprise au recrutement de nouveaux salariés, en passant par la fiscalité ou les déclarations sociales, les démarches les plus courantes peuvent désormais s’effectuer entièrement via Internet : adieu courriers, déplacements et files d’attente !

Des guichets virtuels pour toutes les démarches

Plus besoin de courir d’un guichet à l’autre avec son dossier sous le bras, y compris lorsqu’il s’agit de créer sa société. Les formalités peuvent s’effectuer en ligne via les sites des chambres de commerce et d’industrie ou celui d’infogreffe. Les démarches peuvent ainsi être effectuées 7 jours sur 7 et 24h/24. Les sites ne mettent pas simplement en ligne des formulaires papier, mais proposent des procédures interactives, adaptées à chaque situation, avec la possibilité de bénéficier de conseils personnalisés. Même constat lorsqu’il s’agit d’effectuer ses déclarations sociales, de bénéficier du chèque emploi TPE pour employer un salarié ou de répondre à un appel d’offre public. Les services en ligne du portail net-entreprises, de l’Urssaf sont à votre disposition, tandis que la liste des marchés publics est consultable en quelques clics, avec en plus la possibilité d’y répondre directement en ligne.

Un suivi des dossiers personnalisé et en temps réel

Gérer ses démarches administratives via Internet présente de nombreux avantages : les délais sont raccourcis, le temps gagné permet à l’entreprise de se concentrer sur le développement de son activité.

La souplesse d’utilisation des nouvelles technologies permet au chef d’entreprise de bénéficier de services personnalisés (informations sélectionnées en fonction de critères pré-définis, rappels d’échéances, alertes sur de nouvelles offres en ligne, etc.) mais aussi de suivre l’état de ses dossiers en temps réel.

La simplification des démarches administratives au service des entreprises

Tout en développant l’offre de services en ligne, l’état s’emploie à tirer parti des nouvelles technologies pour réduire les contraintes administratives qui pèsent sur la gestion des entreprises. Ainsi le projet de loi de simplification présenté mi-juillet par Jean-François Copé en conseil des ministres, et qui sera discuté au Parlement à l’automne, prévoit d’autoriser les employeurs à pouvoir envoyer les bulletins de paie par Internet, sous réserve de l’accord du salarié. Cette mesure porte au total sur 200 millions de documents chaque année et permettra une économie potentielle de 190 millions d’euros pour les entreprises. Autre exemple : les entreprises n’auront plus à déclarer séparément la taxe d’apprentissage, mais juste à remplir une case à cet effet dans la déclaration annuelle des données sociales. Cette mesure devrait permettre de supprimer 2,2 millions de documents chaque année, avec toutes les économies que cela implique, en particulier pour les petites entreprises

Pauline Fournet

1. Les 4 étapes clés pour effectuer vos formalités en ligne

1/ Créer votre compte personnel

Afin de pouvoir réaliser vos démarches en ligne et effectuer le suivi de vos dossiers, vous devez au préalable créer votre compte virtuel. L’inscription est gratuite et s’effectue en quelques clics à partir de la page d’accueil du site choisi. Dans la
plupart des cas, il suffit d’indiquer le statut de votre entreprise, vos nom, prénom, adresse électronique et de choisir un code
utilisateur et un mot de passe ; ils serviront par la suite d’identifiants pour accéder à votre espace personnel en ligne.

2/ Choisir la formalité à effectuer

Une fois inscrit et identifié sur le site, vous accédez à votre espace personnel et à l’ensemble des services proposés.
Sélectionnez la démarche que vous souhaitez effectuer et suivez ensuite les indications qui s’affichent à l’écran en fonction de vos réponses. En plus de l’aide en ligne, un service de conseil par téléphone ou par messagerie électronique est généralement à votre disposition pour vous guider.

3/ Effectuer en ligne votre démarche

Pour certaines formalités (fiscales en particulier), vous devez vous procurer un certificat électronique (en quelque sorte
la pièce d’identité électronique de l’entreprise), afin de pouvoir s’identifier et s’authentifier ; il permet aussi de garantir la confidentialité des échanges de documents. La liste des certificats agréés est consultable en ligne sur les sites concernés. Les plus fréquents sont ceux reconnus et utilisés pour les démarches en ligne du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie (téléTVA, téléIR par exemple). Vous pouvez notamment vous renseigner auprès des greffes ou des chambres de commerce et d’industrie pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Toutes les solutions agréées sont des certificats de type 3Plus, dotées d’un niveau élevé de sécurité et matérialisées sur un support physique indépendant (clé USB ou carte puce), remis en mains propres au chef d’entreprise.

4/ Suivre en ligne l’état d’avancement de vos dossiers

A partir de votre espace personnel sur impots.gouv.fr ou net-entreprises, il est possible de faire le point d’un coup d’œil sur ses formalités en cours (compte fiscal, dossier de cotisant Urssaf, remboursement de TVA, etc.), de bénéficier d’avantages spécifiques (prélèvement automatique à l’échéance pour le compte fiscal par exemple), de connaître la date des derniers versements/prélèvements, bref de retrouver facilement tout l’historique de ses échanges électroniques avec l’administration. Sur votre espace personnel, vous pouvez retrouver tous vos dossiers enregistrés en ligne et les accusés de réception de vos échanges avec l’administration. Sont généralement indiqués le nom de l’entreprise, la nature de la démarche, son état d’avancement et la date à laquelle elle a été effectuée.

P.F.

2. Les règles d’or de mise en œuvre

1/ S’informer sur les configurations techniques de base :

Prenez connaissance des pré-requis techniques nécessaires à la bonne transmission des données et vérifiez qu’ils sont bien compatibles avec le parc informatique de l’entreprise.

2/ Noter et archiver ses identifiants :

Lors de la création de votre compte personnel, notez et conservez précieusement votre identifiant et le mot de passe que vous avez choisi. Ils vous seront nécessaires à chaque connexion pour accéder à vos données personnelles et accomplir vos formalités.

3/ Se doter d’un certificat et d’une signature électroniques :

Cette démarche préalable est souvent nécessaire afin de pouvoir accomplir électroniquement certaines formalités (fiscalité, réponses aux marchés publics) et leur conférer une valeur juridique. Les principales autorités de certification relèvent du ministère de l’économie et des finances, des banques, des chambres de commerce et d’industrie ou des greffes des tribunaux de commerce.

3. Quels Bénéfices pour quels coûts ?

Quels bénéfices ?

• Des interlocuteurs ciblés : plus besoin de s’adresser à chaque administration de façon isolée, les démarches sont centralisées et transmises aux seuls services concernés.

• Des services accessibles 24h/24 : les contraintes liées aux horaires d’ouverture des guichets sont oubliées, les formalités peuvent s’effectuer à tout moment, sans se soucier des risques de majoration ou de retard.

• Des services personnalisés : les entreprises peuvent bénéficier de différentes solutions de conseils personnalisés, par courriel ou par téléphone et connaître à tout moment la situation de leur dossier.

• Moins de frais de gestion : en gérant en ligne ses formalités, plus de frais d’envoi et des frais bancaires allégés, sans compter les économies en photocopies ! Il est même possible de bénéficier de gains de trésorerie, en étant prélevé des sommes dues juste à échéance (dans le cas des impôts par exemple).

Pour quels coûts ?

• Des investissements en équipement sont à prévoir si votre parc informatique a besoin d’être actualisé : connexion Internet haut débit, ports USB ou lecteur de carte à puce pour pouvoir utiliser la signature électronique, système d’exploitation compatible constituent la configuration de base.

• Le certificat électronique est payant si vous n’êtes pas un entrepreneur individuel. Son coût varie de 50 à 150 euros par an en fonction de la solution retenue. Il a une durée de validité de deux à trois ans et peut être utilisé pour effectuer plusieurs formalités en ligne (déclaration et paiement de l’impôt, réponse aux appels d’offre en ligne, etc.).

Tom's Guide - http://www.tomsguide.com