La e-formation

Adresse : http://www.bestofmicro.com/actualite/test/8-1-eformation.html
Publiée le : 15 décembre 2005 à 15:41 par Julien Foulquier

La formation en ligne facilite la mise à niveau des compétences

La formation continue des collaborateurs est une nécessité absolue pour toutes les entreprises. Grâce à Internet, il est maintenant possible d'en limiter les deux contraintes : le temps et les coûts.

Les entreprises, même petites, sont de plus en plus confrontées à la nécessaire et continue mise à niveau des compétences de leurs collaborateurs, de la secrétaire au patron, en passant par le technicien ou le cadre. Une réalité qui entraîne des coûts de formation importants, qu’il s’agisse du coût pédagogique, des frais “annexes” ou des coûts liés à l’indisponibilité d’une partie de leurs ressources humaines sur une période plus ou moins longue.

La e-formation au secours des petites entreprises

La e-formation, qui désigne un dispositif de formation faisant une large place à Internet, offre aujourd’hui des solutions en adéquation avec les moyens et les besoins des petites entreprises, permettant de réduire le poids de ces contraintes. Adopter un projet de e-formation nécessite uniquement un PC, une connexion Internet, éventuellement un casque et un micro pour les formations linguistiques. Votre prestataire se charge ensuite de vous fournir, via Internet, les programmes de formation que vous avez sélectionnés. Si les formations en bureautique et en langues étrangères constituent encore l’essentiel du marché, les formations métier font désormais leur apparition dans les catalogues des prestataires.

Souplesse et réduction des coûts

Les programmes de formation étant accessibles par Internet, ils sont disponibles 24H/24, 7J/7. L’individualisation des formations proposées (formation “à la demande”) permet aux collaborateurs de se former à leur rythme, aux horaires qui leur conviennent, en vacances, à partir de chez eux ou du bureau, en choisissant de surcroît uniquement les modules qui les intéressent. D’où des gains de flexibilité, de temps et d’argent appréciables. La réduction des coûts induite peut ainsi atteindre 50 à 70% par rapport à une formation traditionnelle, notamment grâce à la suppression des frais de déplacement, des coûts d’intérim éventuels, des frais de formateurs, etc. Autant d’avantages qui ne laisseront pas insensibles les dirigeants de petites entreprises.

Benoît Meyronin .

1. Interview - 875 euros pour former sept collaborateurs de l'agence

“J’ai choisis la formation en ligne SmartCanal car elle ne demande aucune installation préalable : c’est un service prêt à l’emploi, disponible à la demande. Il suffit d’une connexion Internet.

C’est donc très pratique et en plus cela ne demande ni investissement, ni infrastructure informatique spécifique, ni des dépenses de déplacement. Enfin, c’est son prix qui a fini par me convaincre. Nous avons acheté un accès pour une durée d’un an à la formation Word 2003 pour 125 euros par stagiaire.

Aujourd’hui, nous sommes sept personnes à suivre cette formation ; elle a donc coûté à l’entreprise 875 (le nombre d’heure étant illimité). Par ailleurs, la voix qui accompagne la formation est celle d’un vrai formateur ce qui renforce la convivialité et le réalisme de la formation. Résultat : après huit mois, l’ensemble de mon équipe maîtrise parfaitement l’utilisation de ce traitement de texte. Je vais donc maintenant pouvoir étendre cette formation en ligne à d’autres thèmes proposés par SmartCanal.” .

Ludovic Barroux
Société SUCCES DES STIM (75)
Agence de tourisme d’affaires

2. Les éléments-clé liés à la mise en oeuvre d'un programme de e-formation dans l'entreprise

Identifiez vos besoins

Il s’agit dans un premier temps d’évaluer vos propres besoins ainsi que les attentes de vos collaborateurs afin de ne pas surinvestir dans des modules ou des fonctionnalités inutiles. Vérifiez également les attentes de vos collaborateurs : sont-ils disposés à se former en autoformation ou à distance ? À partir de là, rédigez un cahier des charges précis reprenant le profil des salariés, leur niveau de compétence, le type d’enseignement recherché, la place de cette formation dans leur évolution professionnelle…C’est à partir de ce cahier des charges que vous pourrez vous mettre à la recherche du prestataire proposant les modules généralistes ou métiers les plus appropriés à vos besoins et aux attentes de vos collaborateurs.

Les offres généralistes

Le marché propose un grand nombre de formules d’abonnement et/ou d’achat pour des formations aussi diverses que la bureautique, la gestion de la qualité, lamaintenance industrielle, la comptabilité, les langues ou encore le management de projet. À titre d’exemple, la société iProgress dispose d'un catalogue de plus de 400 modules (soit plus de 500 heures de formation). De son côté, la société Smart Canal propose plus de 150 modules ainsi qu’une offre très intéressante donnant la possibilité de créer, gérer et développer votre propre site Internet de formation en ligne sécurisé. Le site spécialisé THOT référence actuellement 225 sites de contenus francophones, gratuits et payants et le site de la Fédération française de formation, ouverte à distance propose une sélection des principales sources payantes et gratuites.

Enfin, il existe depuis peu une place de marché, www.formastore.net, qui regroupe les offres en matière de e-formation d’un certain nombre d’éditeurs.

Les offres métiers

De plus en plus de fournisseurs de formations en ligne proposent désormais des modules “métiers”. À titre d’exemple, l’offre de la société Cedial est destinée à des entreprises de l’agroalimentaire de moins de 100 personnes qui, aujourd’hui, n’ont pas accès à la formation pour les raisons évoquées plus haut (par exemple, les boulangeries). Or ces entreprises en ont besoin en raison du faible niveau de qualification de leurs salariés : suivre les évolutions en matière d’hygiène, stabiliser la main-d’oeuvre (turn-over important) par une valorisation du métier et des compétences... Il en va de même pour les modules de formation en ligne proposés par des sociétés comme Somfy ou Mobalpa à leurs réseaux de distribution à travers la France (artisans et magasins spécialisés). Autre exemple : “l’habilitation électrique”, une formation obligatoire pour de nombreuses entreprises (BTP, maintenance industrielle, électriciens, etc.) dont les opérateurs travaillent à proximité d’équipements électriques. Toutes ces applications sont en général hébergées sur un serveur externe à l’entreprise, même si pour des formations métiers plus spécifiques, il est possible de faire développer des programmes pédagogiques personnalisés et de les installer sur les ordinateurs de l’entreprise (beaucoup plus coûteux).

Les formations à distance tutorées

Même si dans le cadre de la e-formation vous vous retrouvez seuls face à votre PC, vous n’êtes pas pour autant « lâchés » dans la nature. La plupart des formations à distance par Internet peuvent être « tutorées ». Cette option consiste à proposer au stagiaire un accompagnement personnalisé de son parcours, et lui éviter ainsi de se perdre en route. Envoi de quizz, corrections d’exercices, évaluation de l’apprentissage, suivi téléphonique, face-à-face pour faire le point…les possibilités sont nombreuses pour encadrer et motiver le candidat. Le tutorat est particulièrement nécessaire dans l’apprentissage de certains savoir-faire, ou dans le domaine des langues.

Financer son projet de e-formation

Sur un plan pratique, depuis une circulaire du 20 juillet 2001, la Formation ouverte à distance (FOAD) peut désormais toucher le1% patronal, jusqu’ici réservé aux formations classiques, sous réserve toutefois de respecter certaines contraintes d’encadrement (tutorat) et d’évaluation des “apprenants”. L’abandon du critère de "regroupement présentiel" dans la définition officielle de ce qu’est une formation continue associée au nouveau Droit Individuel à la Formation (DIF) ouvre donc la voie à un réel développement de la e-formation dans les petites entreprises françaises.

B.M. .

3. Les règles d'or de mise en oeuvre

1/ Testez la qualité des offres avant d’y souscrire :

La plupart des sites qui proposent des modules généralistes ou métiers vous permettent d’accéder gratuitement à des modules à titre d’essai, ce que nous vous recommandons. Les offres sont en effet très disparates, il convient donc de les jauger au cas par cas, en fonction de vos besoins et des attentes de vos collaborateurs.

2/ Motivez vos salariés :

Se motiver pour suivre seul et dans la durée une formation sur un poste de travail n’est pas évident, que ce soit dans l’enceinte de l’entreprise ou à son domicile. Il est donc conseillé : de choisir des formations diplômantes ou des formations débouchant sur une évolution du salarié dans l’entreprise ; de privilégier les programmes ou les modules tutorés (experts joignables par téléphone, par mail ou par messagerie instantanée) ; de mesurer régulièrement l’impact de la formation sur les performances des salariés pour qu’ils prennent conscience de leur progression.

3/ N’hésitez pas à consulter votre OPCA et votre organisation professionnelle :

Il convient enfin de se renseigner auprès de son OPCA (FAFIEC ou autre) et de son organisation professionnelle des modalités éventuelles de prise en charge de ce type de formation. Le conseiller en formation de votre OPCA ou de votre fédération devrait également pouvoir vous aider dans votre réflexion et vos choix, notamment pour identifier les formations métier adaptées à votre activité.

4. Quels bénéfices pour quels coûts ?

Quels bénéfices ?

Réduction des coûts : la e-formation permet de réduire de 50 à 70% les coûts de formation par rapport à une formation traditionnelle en présentiel.

Disponibilité à la demande : les programmes et modules de e-formation sont accessibles 24h/24, 7j/7, 365j/an à partir d’une simple connexion Internet. On consomme quand on veut ou quand on peut sans perturber le bon fonctionnement de l’entreprise.

Complémentarité avec d’autre dispositifs : la e-formation peut également permettre de prolonger, d’enrichir une formation en présentiel traditionnelle par des contenus pédagogiques complémentaires disponibles sur Internet.

Favorise l’apprentissage : les comportements négatifs que l’on trouve fréquemment dans un groupe en formation présentiel sont absents : déconcentration, regarder les autres faire sans s’impliquer, se mettre en posture de rejet silencieux.

Une meilleure gestion du temps : la disponibilité, le rythme, la flexibilité et les gains dans la gestion du temps résultent de la personnalisation du rythme d’apprentissage et de l’optimisation du temps consacré à la formation.

Pour quels coûts ?

Modules généralistes : de 20 à 130 euros par module et par utilisateur
Modules métiers standards : de 80 à 3 000 euros par module et par utilisateur
Modules métiers sur mesure : de 5 000 à 20 000 euros

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