3. Les obligations légales

Mettre à jour, informer, former

Vous devez penser à mettre à jour vos déclarations normales et/ou autorisations dès que leurs caractéristiques changent : finalités, données recueillies, destinataires des données, durée de conservation. Également, les personnes auprès desquelles sont recueillies les données doivent être informées de leurs droits. Pensez aussi à informer vos salariés (panneaux d’affichage, intranet, note de service). Vous devez également renseigner vos sous-traitants ainsi que les tiers avec lesquels vous avez des relations commerciales de votre politique de protection des données. Enfin, il est utile de former certains de vos salariés aux conséquences des manquements à leurs obligations en matière de protection des données. En particulier, le détournement de finalité et la transmission de données à des tiers non autorisés sont les infractions les plus constatées aujourd’hui.

Le correspondant informatique et libertés

Afin de simplifier les formalités déclaratives des entreprises, la Loi Informatique et Libertés permet à celles-ci la nomination d’un correspondant informatique et libertés, ou CIL. Celui-ci, dans le cas de TPE ou PME, peut être interne à l’entreprise ou externe à celle-ci. Le CIL aura pour principale mission (il ne reçoit aucun ordre pour celle-ci) de dédouaner la structure de ses obligations déclaratives envers la CNILCommission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Autorité administrative chargée de garantir la protection des informations relatives à la vie .... Il sera chargé notamment de créer et tenir à jour le registre des traitements de données soumis à déclaration, d’informer les personnes de leurs droits, de diffuser la culture informatique et libertés... Jusqu’à présent, environ 1600 sociétés françaises ont procédé à la nomination d’un CIL, pour environ 700 CIL déclarés (certaines sociétés ont nommé les mêmes CIL externes). Un dossier complet sera réalisé sur cette fonction peu connue, et pourtant très répandue chez certains de nos voisins Européens.