4. 5 réflexes clés pour optimiser ses réponses (suite)

Connaître les pré-requis techniques à respecter

Avant de pouvoir répondre par voie électronique, l’entreprise doit s’assurer qu’elle remplit bien tous les pré-requis techniques nécessaires au bon déroulement de l’opération : ordinateur relié à Internet avec connexion haut-débit, au moins un port USBBus de connexion par câble de périphériques externes qui est aujourd'hui la norme la plus répandue. L'USB (Universal Serial Bus) est une norme appa..., un système d’exploitation suffisamment récent et compatible (attention en particulier si votre entreprise est équipée en Macintosh et non en PC). Pour certaines fonctionnalités plus poussées, l’installation du logiciel Java peut s’avérer utile. Ne pas oublier de se doter d’un antivirus fiable afin d’éviter d’envoyer des fichiers ou des mails infectés qui risqueraient d’être rejetés et d’invalider l’ensemble du dossier.

Obtenir un certificat électronique

Pour la plupart des marchés, l’entreprise qui souhaite répondre aux appels d’offre en ligne doit également se procurer un certificat électronique (en quelque sorte sa pièce d’identité électronique), afin de pouvoir s’identifier et s’authentifier. Il permet aussi de garantir la confidentialité des échanges de documents. La liste des certificats agréés est consultable enligne sur les plates-formes, les plus fréquents étant ceux reconnus et utilisés pour les démarches en ligne du ministère de l’Économie et des finances. Vous pouvez notamment vous renseigner auprès des greffes ou des chambres de commerce et d’industrie pour choisir la solution du marché la plus adaptée à vos besoins.

Utiliser un outil de signature électronique

Dernier élément indispensable à l’envoi d’un dossier dématérialisé : la signature électronique. Elle sert à identifier le destinataire, garantit l’intégrité des données envoyées et établit la valeur juridique des échanges en ligne. Les principales plates-formes de dématérialisation intègrent un tel outil et proposent aux utilisateurs de le télécharger gratuitement. Dans le cas contraire, l’entreprise doit se munir elle-même de cet outil et l’installer au préalable dans son système informatique. Cette fonctionnalité s’intègre aux onglets du bureau et apparaît alors sous forme de cadenas au moment de la signature du document. Dès lors, l’utilisateur peut signer électroniquement son dossier et envoyer sa candidature.