2. Utiliser un logiciel de gestion électronique de documents

Numériser des documents

Avant d’organiser les contenus, la première étape consiste à les récupérer. La numérisation grâce à un scanner permet de copier des documents papier sous des formats électroniques, tandis que la reconnaissance optique de caractères (OCR) facilite leur exploitation en autorisant notamment des recherches dans le texte. En effet, une simple numérisation est un moyen de stocker et d’échanger mais ne permet pas une recherche de document.

Plusieurs types d’applications permettent ainsi de récupérer le texte du document : l’OCR et la LAD (Lecture Automatique de Documents). Le premier est un dispositif qui reconnaît les caractères d’après leur forme dans un champ déterminé, le second est une solution qui tient compte du type de document et de ses contraintes. La LAD reste néanmoins coûteuse pour une TPE qui n’a jamais une grande volumétrie de courrier chaque jour comme peuvent l’avoir les grandes administrations.

Indexer des documents

Une application de GED repose sur des procédures d’indexation des documents. Cette étape, qui fournit un accès instantané aux documents, est incluse dans les outils des éditeurs. Elle consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d’accès pour retrouver le document dans le système de classement. Plus les contenus à gérer sont nombreux, complexes et variés, plus cette fonction sera importante pour retrouver facilement l’information. Le choix des expressions peut résulter d’un traitement informatique analysant le contenu du document (ex. l’indexation du texte intégral) ou d’un processus humain consistant à choisir les concepts utiles du document. L’indexation s’effectue alors de manière libre ou à partir d’un corpus de mots clés prédéfinis et hiérarchisés (thésaurus). Le logiciel peut également remplir certains champs, notamment les métadonnéesInformations sur le contenu d'un document ou d'un fichier. Les métadonnées sont des données sur les données. Elles sont d'un ordre très varié. Les ....