3. Sécurité et stockage

Sécuriser et administrer des documents

La brique gestion recouvre tout ce qui se passe autour du document après sa création. Quatre mots-clés la caractérise : sécurité et droits d’accès, administration, variation et évolution. En effet, après avoir bien pris en compte la confidentialité des informations, il va falloir rendre le document accessible aux personnes autorisées. Cela passe par des opérations de chiffrement et de cryptage, de restrictions d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs.

Ensuite, il devra être administré. On entend par là le suivi des opérations de gestion concernant le document numérique (attribution, localisation). Enfin, il sera amené à être modifié avec selon le cas des incidences ou non sur son contenu informationnel (sans incidence, on parle de variation, avec incidence d’évolution). Les logiciels s’appuient généralement sur un moteur supervisant les flux de création, de modification et de validation du contenu (workflow).

Stocker des documents

La conservation et ses modalités doivent être définies lors de la conception du système. Dès lors que les données sont soumises à des délais légaux de conservation (pièces à valeur juridique notamment), il faut se préoccuper de la durée de vie et de la pérennité du support sur lequel sont conservés les documents. Les problématiques habituelles du stockage se posent également (capacités des supports, fiabilité, redondance des données en cas de problème, possibilité d’accéder rapidement aux données archivées...).

L’archivage et le stockage peuvent également être prévus par les solutions de GED. Certains s’appuieront sur une base de données ou un serveur de fichiers pour sauvegarder documents et métadonnéesInformations sur le contenu d'un document ou d'un fichier. Les métadonnées sont des données sur les données. Elles sont d'un ordre très varié. Les ... associées, d’autres référenceront des contenus qui peuvent être physiquement stockés à des endroits différents.