3. Mettre en place un logiciel de feuilles de temps

Définir des règles d’utilisation claires

Une feuille de temps pour suivre le temps passé, d’accord, mais cela ne dispense pas de fixer quelques règles en amont. Si vos équipes sont aux 35h, la première règle sera alors d’imputer 35h hebdomadaires. Il conviendra ensuite de préciser comment vous souhaitez voir imputer les pauses et autres temps morts. Il est souvent utile de fixer une i m p u t a t i o n minimale (15, 30 ou 60 minutes) pour éviter qu’à chaque appel téléphonique de 30 secondes vous ayez une nouvelle entrée. Ensuite pour chaque projet, il est conseillé d’affecter au lancement du projet un temps donné. Les dépassements éventuels devront être autorisés et analysés.

Analyses de performances et de rentabilité

Remplir des feuilles de temps est une chose. Mais l’intérêt de la démarche est ensuite de contrôler et d’analyser ces entrées. Vous pourrez, avec ces logiciels, générer des analyses par personne ou par projet. Il est aussi possible d’obtenir des analyses par groupe de personnes ou par type de tâche. La première utilité de ces analyses sera de contrôler le travail effectué par vos équipes sur chaque projet.

Le cas échéant, il sera important de corriger les mauvaises entrées et d’avertir les personnes concernées des corrections apportées. Au-delà de cette fonction de contrôle, ces logiciels vous permettront de facturer chaque client selon les temps passés. Dans le cas de prestations vendues de façon forfaitaire, cela permettra de contrôler la bonne adéquation du prix pratiqué avec le temps passé par vos collaborateurs ou consultants. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour gagner de nouveaux points de productivité.