2. Opter pour une solution de courrier électronique

Choisir son prestataire

Pour profiter pleinement du confort et de l’efficacité procurés par la dématérialisation de votre courrier postal, vous allez devoir au préalable vous affranchir d’un travail de présélection parmi les offres du marché. En effet, si sur le papier, ou plutôt, sur leurs sites Internet, les prestataires se ressemblent beaucoup, ils divergent souvent au niveau des tarifs, des modes de paiement et des formules d’abonnement. Afin de vous aider à choisir votre prestataire, quelques questions simples peuvent vous être d’un grand secours :

• Quel est le volume mensuel de courrier, tous documents confondus, qui sortent de mon entreprise ? Les technologies utilisées par les prestataires spécialisés en solutions de courrier électronique sont pointues et donc relativement coûteuses. Un plafond minimum d’envoi de courrier est donc à prévoir afin de rentabiliser cet investissement pour votre société.

• Parmi ces documents qui quittent l’entreprise, quelle est la part représentée par les envois postaux ? Les solutions de courrier électronique peuvent également prendre en charge la majorité des documents papiers utilisés par une entreprise. En revanche, si vous avez l’habitude d’envoyer vos propositions commerciales par email, de confirmer un acte par fax, il est sans doute inutile de revenir au courrier, même « dématérialisé ».

Sélectionner le courrier à dématérialiser

La dématérialisation du courrier peut aller beaucoup plus loin que le cas de la « simple » lettre. Tous vos échanges administratifs peuvent être concernés par cette évolution : émission de devis, facturation, contrats, rapports… À vous de choisir jusqu’où vous souhaitez aller dans l’automatisation du processus d’envoi de documents. Bien évidemment, le coût global du service dépend en grande partie du degré d’utilisation du service.