3. Coût et mise en route

Calculer le coût du service

La tarification du service peut varier d’un prestataire à l’autre mais l’on retrouve de nombreux points constants.

• Le coût d’un envoi est dégressif selon le volume : plus vous envoyez de courrier, moins le coût unitaire de l’opération est élevé. Ce coût de base peut d’ailleurs varier selon la formule d’abonnement pour laquelle vous optez : de 2 à 30 courriers par mois, de 31 à 50 courriers, etc.…

• Il faut tenir compte des coûts annexes d’envoi : l’envoi d’un courrier en AR est plus onéreux qu’un courrier classique, l’affranchissement pour l’international coûte plus cher, la personnalisation de vos enveloppes également, tout comme l’utilisation de couleur dans votre lettre.

Mettre en route le service

C’est sur ce point que réside l’un des gros avantages des solutions de dématérialisation du courrier. Après signature du contrat, il suffit d’installer une application sur votre serveur informatique, de vérifier que celle-ci peut accéder à Internet et le tour est joué ! Sur les postes des personnes qui vont utiliser ce service, l’envoi de courrier par Internet se fait d’un simple clic et directement à partir de vos applications (traitement de texte, tableur, logiciel comptable…), comme si vous imprimiez le document. La formation pour vos employés est donc réduite à sa plus simple expression et le processus de fonctionnement de l’application réduit au minimum les risques de mauvaise manipulation.