1. Garantir la traçabilité de ses échanges électroniques

A la seule évocation du mot archive, nombre de chefs d’entreprises imaginent spontanément des linéaires remplis de boîtes d’archives et des kilos de liasses de papiers jaunis… Les choses changent et les nouvelles technologies ont permis dans beaucoup de domaines de réduire les volumes de papier émis.

Une obligation légale

Nombre de procédures et d’échanges avec clients, fournisseurs et partenaires se font désormais au format électronique (contrats, factures, échanges commerciaux, emails…) et la tendance ne devrait plus s’inverser. On a ainsi assisté ces dernières années à la mise en place des téléprocédures en matière de TVA ou de déclarations sociales et à l’arrivée des appels d’offres dématérialisées pour ne citer que ces quelques exemples.

Les entreprises doivent donc se préoccuper désormais d’archiver ces documents électroniques. D’autant plus que le Code civil précise bien que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… » (Article 1316-1). Les durées d’archivage varient ensuite selon la nature des documents.

Archiver n’est pas sauvegarder

Il est important à ce stade de bien réaliser qu’archiver ne signifie pas sauvegarder. La sauvegarde a essentiellement pour objet de garder une copie d’un document que l’on pourra réutiliser sur du court – moyen terme si une fausse manipulation venait à endommager ou à perdre le document d’origine. Le but de l’archivage est bien différent. Il vise à conserver une copie du document sur le long terme à des fins de preuve en cas de contrôles ou de litiges. À ce titre, l’archivage électronique doit garantir l’intégrité et l’authenticité des données et veiller à ce qu’elles restent accessibles et consultables sur le long voire très long terme, et ce quelles que puissent être les évolutions en termes de matériels, de logiciels et de formats.

Des économies à la clé

Petite consolation, si l’archivage des documents électroniques impose de nouvelles contraintes aux entreprises, il leur permet aussi de réduire fortement le volume de documents papier à archiver avec parfois à la clé de jolies économies.