2. Organiser l’archivage de ses documents électroniques

Quelles informations archiver ?

Avant de se poser des questions sur les choix techniques à mettre en place, il faut commencer par bien définir quels documents doivent être archivés. Chaque entreprise est soumise en la matière à des obligations légales. Les factures se conservent dix ans ainsi que les bons de commandes, de livraison, les justificatifs de TVA et autres correspondances commerciales (devis, lettres et même emails). Les bulletins de salaires des employés doivent se garder trente ans.

Et la liste n’est pas exhaustive. En fonction des secteurs, des réglementations spéciales peuvent s’appliquer et nécessiter l’archivage de certains types de documents (contrat de licence, documents de traçabilité, PV de recette…). La question de l’archivage électronique peut constituer une bonne opportunité de vérifier avec un expert comptable et un conseil juridique les documents à archiver dans votre société.

Quelles procédures d’archivage ?

Au sein de la société, il est important de désigner une personne qui sera chargée d’archiver régulièrement les documents. Il convient aussi à cette étape de penser à classer les documents archivés en établissant des index qui faciliteront leur recherche le jour où il faudra les retrouver dans le cadre d’un contrôle ou d’un litige. Ce « plan d’archivage » pourra aussi préciser les durées de conservation de chaque document. Enfin, en matière d’archives électroniques, il faudra définir les formats d’archivage à utiliser.

Le Code civil (article 1316) précise à cet effet que le document électronique est admis comme preuve sous réserve qu’il soit conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Dans la pratique, certains formats comme le pdf ou le jpg"Joint Photographic Expert Group", c'est un format de fichier image à grande compression destructive. Chaque compression fait perdre une partie de l'i... ont l’avantage de ne pouvoir être altérés et répondent donc bien à cette contrainte.