3. Organiser l’archivage de ses documents électroniques : suite

Quels supports électroniques choisir ?

C’est la question qui divise les experts en matière d’archivage électronique. Le principe de l’archivage étant de pouvoir conserver des documents sur du long terme, il faut des supports électroniques qui ont une grande durée de vie et qui ne vont pas devenir illisibles au prochain changement de génération d’ordinateurs, de systèmes d’exploitation ou de logiciels. Parmi les supports les plus cités, on trouve les disques optiques non réinscriptibles WORM (Write Once Read Many) mais les supports magnétiques (à bandes) ou magnéto-optiques moins fiables théoriquement peuvent aussi être utilisés.

Pour les structures plus importantes, on pourra mettre en place une structure plus lourde avec différents types de serveurs pour assurer un bon archivage électronique. Les normes AFNOR Z 42-013 et ISOVoir sensibilité.... 15 849 donnent des caractéristiques plus détaillées de tels systèmes.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Les contraintes techniques de l’archivage électronique n’étant pas des plus faciles à gérer, une nouvelle gamme de services est apparue avec les coffres-forts électroniques. On parle alors de sociétés qui remplissent le rôle de « tiers archiveur ». Elles mettent à la disposition de leurs clients des services en ligne qui permettent de déposer des documents en garantissant par des certificats l’identité de la personne et de la société qui déposent. Elles garantissent ensuite le contenu du document déposé et son intégrité.

D’autres caractéristiques comme la date et l’heure du dépôt sont aussi enregistrées. La plupart de ces services offrent aujourd’hui des fonctions avancées qui permettent de retrouver rapidement des documents archivés et ce 7/7 jours et 24/24h. Elles peuvent aussi intervenir en tant que conseil pour la définition de plans d’archivage, de formats et de durées.