1. Réduire le coût de traitement des notes de frais

Lorsque vous, ou certains de vos collaborateurs, êtes souvent en déplacement, le nombre de notes de frais inhérent aux voyages, nuits d’hôtels et restaurants, peut rapidement devenir très important. De retour au bureau, le traitement de ces notes peut alors vite devenir très chronophage : remplir les formulaires de l’entreprise, calculer le montant dépensé (parfois avec des devises différentes), rassembler les justificatifs, obtenir le visa de la direction, répartir et enregistrer comptablement toutes les dépenses et pièces justificatives… autant de tâches sans aucune valeur ajoutée qui finalement coûtent beaucoup plus cher à l’entreprise que le simple montant des notes de frais concernées.

Une solution simple accessible 24h/24 de n’importe où

Afin d’éviter ce processus laborieux qui entraîne des coûts et un temps de traitement disproportionnés, il est préférable d’opter pour une solution électronique de gestion des notes de frais. Ce système se présente sous la forme d’une application accessible via Internet, donc 24h/24, de n’importe quel endroit dans le monde. Des formulaires prédéfinis simplifient l’intégration des différentes informations et l’application se charge ensuite de calculer les montants dépensés, de les classer par date et par mission, voire même de les transmettre en temps réel à votre outil de comptabilité ou à votre comptable.

Des délais et des coûts de traitement réduits

Ainsi, on peut diviser le temps de traitement d’une note de frais, de son entrée dans la base à son remboursement par quatre ou cinq, passant de deux semaines à deux ou trois jours. Le travail administratif est également réduit à son minimum car le collaborateur a préalablement entré dans l’application toutes les informations requises. Le risque d’erreur est également minimisé car les utilisateurs sont totalement guidés par le logiciel.

Deux types de solutions

Selon la solution pour laquelle vous allez opter, les modalités de mise en place peuvent sensiblement varier, mais leur prise en main restera très facile. On trouve notamment deux types de solutions : la première qui implique l’installation d’un logiciel sur les postes de travail, est une solution en mode client-serveur, et la deuxième en mode ASP, c’est-à-dire accessible via Internet est installée sur le serveur du prestataire proposant ladite solution.