3. Gérer ses notes de frais par Internet

Opter pour un système gérant les réservations

Parmi les solutions présentes sur le marché, un nombre grandissant propose de prendre en charge les réservations d’hôtellerie, de transport et même de restauration. Pour ce faire, les outils s’interfacent avec les principaux sites Internet de réservation et proposent ainsi les meilleurs tarifs. Ce service est souvent payant et ne s’avère intéressant pour une petite entreprise que si les collaborateurs se déplacent sur de, longues distances, voire en avion.

Gérer le changement

Comme pour toute nouveauté dans une entreprise, il est nécessaire d’informer voire de former vos collaborateurs à l’utilisation de la gestion électronique des notes de frais. Côté collaborateur, l’utilisateur est bien souvent guidé mais de la rigueur dans l’intégration des fiches reste nécessaire : périodicité, report des montants, justifications…

Côté administratif, la gestion électronique simplifie considérablement la vie : contrôle des notes par le supérieur hiérarchique accessible d’un clic, récupération systématique de la TVA, possibilité d’intégrer les données à votre système comptable de façon automatique, reporting sur les dépenses de chacun de vos collaborateurs… Vous disposez d’un véritable tableau de bord qui vous permet de mieux contrôler les frais de vos collaborateurs et d’optimiser votre gestion.

En effet, par rapport au format papier classique, l’outil électronique est plus précis et dresse de manière automatique un historique des notes de frais de chacun. Il est donc aisé pour la direction de mesurer les dépenses des collaborateurs et de voir le cas échéant si l’un d’entre eux dépense un budget supérieur aux autres.