2. Sélectionner la meilleure solution d’agenda partagé

Quel type de messagerie utilisez-vous ?

S’il s’agit d’Outlook ou Outlook Express, aucun problème, l’intégralité des solutions du marché est compatible avec les produits de Microsoft. Pour Lotus Notes et les autres logiciels moins répandus, vérifiez impérativement la compatibilité du logiciel retenu ou optez pour un système fonctionnant en mode ASP (entièrement géré par un serveur et accessible depuis Internet) comme Partagenda ou Webcalendar.

D’autre part, selon vos besoins en termes de mobilité (synchronisation avec des assistants personnels de type Palm…), certaines solutions de partage d’agenda sont à privilégier comme OsaSync PRO. Enfin, le dernier point à valider est la nécessité ou non de partager vos données à l’extérieur de votre entreprise, notamment le partage des contacts et la mise à jour des agendas à distance, via Internet. Il vous faudra alors impérativement une solution en ASP ou disposer d’un accès distant (toujours par Internet) à votre poste de travail ou à votre serveur d’entreprise.

Installer la solution de partage d’agenda

Pour les solutions de partage d’agenda ne requérant pas d’ordinateur « serveur », cette étape est relativement simple. Dans la majorité des cas, elle ne nécessite pas l’intervention d’un technicien. Il suffit d’installer le logiciel de partage d’agenda sur tous les postes (comme un logiciel classique) puis d’effectuer une synchronisation (mise en relation des agendas par votre réseau local) entre les PC, à partir de votre logiciel de messagerie.

Si vous avez opté pour un partage d’agenda demandant un ordinateur « serveur » , la manipulation est un peu plus lourde (à l’image des possibilités plus poussées de l’outil) et demande quelques connaissances en matière de réseaux informatiques. L’idéal sera alors de demander à votre revendeur informatique ou à un prestataire spécialisé de vous accompagner dans cette installation (compter deux à trois heures de paramétrage et de prise en main).