3. Comment l’utiliser ?

Les fonctions de partage d’agenda s’intègrent parfaitement dans votre logiciel de messagerie habituel. Elles impliquent tout simplement l’ajout de boutons permettant de créer des rendez-vous communs avec ceux de vos collaborateurs, de leur envoyer des contacts ou tâches à effectuer… Profiter de toutes ces nouvelles fonctions ne nécessite donc pas de formation spécifique pour les collaborateurs mais une simple sensibilisation.

Le mode de travail requiert en revanche plus d’évolution, il est en effet utile d’inciter rapidement vos collaborateurs à employer le partage d’agenda en lieu et place de l’agenda papier ou du bon vieux post-it !

Penser aux évolutions possibles

Selon votre secteur d’activité, il peut être intéressant d’évoquer les autres possibilités offertes par les outils de travail collaboratif. En effet, le partage d’agenda n’est qu’une des fonctions existantes au sein des logiciels dits de « GroupwareEnsemble logiciel destiné à tourner en réseau dans une entreprise et à partager les informations liées au travail de toute une équipe. Un groupware... » comme SPIP ou PHP Nuke (activités et services pouvant être effectués en réseau par les employés d’une société). Des commerciaux pourraient apprécier d’envoyer leurs fiches d’activité ou leurs comptes-rendus dans un outil unifié et à disposition pour tous. Il peut être utile pour des employés souvent à l’extérieur d’avoir accès aux devis et autres documents liés à une activité, n’importe où grâce au Web…

Les usages et les besoins d’une entreprise en la matière peuvent évoluer très rapidement dès lors qu’elle commence à entrevoir les intérêts des systèmes de travail collaboratif à sa disposition. Dans cette optique, n’hésitez pas à évaluer vos attentes afin d’opter dès le départ pour une solution évolutive vous permettant d’intégrer au fur et à mesure de vos besoins, de nouveaux modules.