1. Modalités d’archivage des documents électroniques

L’évolution combinée des technologies et de la législation en matière de preuve électronique permet désormais aux entreprises d’écarter l’archivage traditionnel sur support papier au profit de solutions d’archivage électronique légal, assurant gain de place et facilité d’accès aux documents. La loi du 13 mars 2000 a en effet consacré la force probante de l’écrit électronique, admis comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier, à une double condition, énoncée sous l’article 1316-1 du Code Civil, à savoir que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Authenticité, intégrité, traçabilité

Les modalités d’archivage des documents électroniques visant à en garantir cette intégrité n’étant en revanche régies par aucune disposition légale, le Forum des droits sur l’Internet* a défini trois critères de conservation électronique apportant une telle garantie, à savoir la lisibilité du document, la stabilité du contenu informationnel et la traçabilité des opérations sur le document. L’entreprise doit dans ce contexte mettre en place un système de dématérialisation tracée de ses documents juridiques, qui lui permette de cumuler une information électronique constituant une véritable chaîne de preuves.

Les solutions d’archivage électronique, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise, nécessitent donc beaucoup plus de précautions que l’archivage légal sous forme papier, pour garantir la validité légale des documents conservés.

Comment externaliser l’archivage légal ?

Il peut donc être préférable de recourir aux services d’un tiers archiveur, lequel conserve pour le compte de ses clients des documents sous forme électronique en répondant aux contraintes de sécurisation et de traçabilité des données, la relation avec celui-ci pouvant être réalisée exclusivement au moyen de l’internet.

La norme AFNOR n° NFZ42013, visant à garantir l’intégrité et la fidélité des documents restitués par rapport aux documents d’origine dans le cadre des systèmes de Gestion Électronique de Documents prévoit en effet la possibilité de sous-traiter tout ou partie de son archivage, une telle externalisation offrant l’avantage du recours à un professionnel indépendant et spécialisé. L’entreprise reste cependant responsable du choix de son prestataire, lequel devra lui apporter un nombre important de garanties.