2. Externalisation de l’archivage légal : les critères à valider.

Il est possible de sous-traiter tout ou partie de son archivage en ayant recours à un tiers archiveur, chargé d’assurer et de garantir la conservation et l’intégrité de documents électroniques, et qui devra répondre à certains critères, dans un cadre contractuel sécurisé, et fournir les solutions technologiques appropriées à un stockage pérenne des documents pendant toute leur durée légale de conservation.

Les garanties

Le tiers archiveur doit s’engager sur la conformité de ses services à la norme AFNOR n°NFZ42013, et apporter notamment les garanties suivantes concernant les documents qui lui sont confiés : Authenticité (identification des auteurs, horodatage des données)

Intégrité et traçabilité (lisibilité, stabilité du contenu informationnel, capacité à suivre les différentes phases de constitution et de consultation du document)

Sécurisation (redondance des systèmes, duplication des données...)

Pérennisation (conservation des données pendant des durées très longues, voire illimitées)

Confidentialité

Accessibilité (facilité de recherche et rapidité de récupération des documents)

Qualité de restitution, soit à l’identique de l’original

Destruction certaine, y compris des exemplaires de sécurité des documents qui ne doivent plus être conservés au-delà d’une certaine date (ex : données personnelles)