3. Un contrat de service d’archivage

Considérant l’absence à ce jour de cadre légal spécifique à l’archivage de données, il importe de conclure avec le tiers archiveur un contrat de services qui prévoira, outre les garanties visées ci-dessus, les clauses suivantes, recommandées par le Forum des droits de l’Internet :

Clause de sécurité et de protection des données (Conservation de l’intégralité des documents électroniques – Accès direct et sécurisé aux données - Audit de vérification des niveaux de garantie.)

Clause d’information et de conseil (Notamment concernant la compatibilité entre les systèmes informatiques du client, du tiers archiveur, et des formats des documents électroniques)

Clause de reprise et de continuité (Interopérabilité entre les formats et versions des tiers archiveurs, ainsi qu’avec l’évolution des technologies - migration et récupération des données.)

Clause de confidentialité

Clause d’assurance professionnelle

Durée légale de conservation des documents

Documents sociaux essentiels : 30 ans après la dissolution de la société (Code du Commerce)

Documents et pièces comptables : 30 ans (Code Civil)

Documents commerciaux (contrats, correspondance commerciale, bons de commande, bons de livraison…) : 10 ans (Code du Commerce) 6 ans (Code des Impôts) Documents bancaires : 10 ans (Code du Commerce)

Documents de transport intéressant les douanes : 6 ans (Code des Impôts)

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans (Code Civil)

Registre unique du personnel : 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement (Code du Travail et de la Sécurité Sociale)

Documents relatifs aux charges sociales, livre de paie : 5 ans (Code du Travail et de la Sécurité Sociale)