Formalités préalables
Source : Bestofmicro Entreprise | Mots-clés : aspects, juridiques, géolocatisation
3. Formalités préalables
Déclaration préalable auprès de la CNIL du traitement de données nominatives résultant de la mise en place du système de géolocalisation.
Information préalable et individuelle des salariés concernés de la mise en place du dispositif. Cette information doit notamment porter :
- sur la finalité du dispositif mis en place et sur les données collectées et leur durée de conservation par l’entreprise ;
- sur l’existence d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition, et sur les conditions d’exercice de ce droit.
Information et consultation préalable du comité d’entreprise, dans la mesure où il s’agit d’un dispositif de surveillance des salariés. (article L. 432-2-1 du Code du travail).
Données collectées et durée de conservation
Le système de géolocalisation doit seulement collecter les données suivantes :
- nom et prénom du salarié, coordonnées professionnelles, matricule interne et numéro de plaque d’immatriculation du véhicule ;
- données relatives aux déplacements ;
- vitesse moyenne de circulation, nombre de kilomètres parcourus, durées d’utilisation du véhicule, temps de conduite et nombre d’arrêts.
Les données relatives à la localisation d’un employé ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité du traitement qui a justifié cette géolocalisation. La CNIL recommande que les données collectées par le dispositif de géolocalisation ne devraient pas être conservées plus de 2 mois. Les données de localisation peuvent cependant être conservées pour une période supérieure à 2 mois :
- si une réglementation spécifique le prévoit ;
- si une telle conservation est rendue nécessaire à des fins de preuve de l’exécution d’une prestation, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen. Dans ce cas, la durée de conservation est fixée à 1 an, cette durée ne faisant pas obstacle à une conservation supérieure en cas decontestation des prestations effectuées ;
- si la conservation est effectuée pour conserver un historique des déplacements à des fins d’optimisation des tournées, pour une durée maximale de 1 an.
Dans le cadre du suivi du temps de travail, seules les données relatives aux horaires effectués peuvent être conservées pendant une durée de 5 ans.
