1. Des outils indispensables au suivi commercial de l’entreprise

Les logiciels de gestion commerciale s’organisent autour de quatre grandes fonctions traditionnelles de l’entreprise : la gestion des ventes et des encaissements ; la gestion des achats et des approvisionnements ; la gestion des stocks ; et, enfin, le tableau de bord de l’entreprise qui permet de suivre ses résultats.

Une réflexion préalable nécessaire

Réussir l’informatisation de sa gestion commerciale nécessite obligatoirement de mener une réflexion préalable pour mettre en évidence les caractéristiques particulières de l’entreprise : nombre et types de clients ; modes de commercialisation et de distribution ; contraintes de stockage ; particularités logistiques ; processus et gestion des achats… afin de se donner les moyens de choisir la solution la mieux adaptée aux conditions d’exploitation de la dite entreprise. Il ne s’agit plus ici d’acheter simplement une “ boîte ” contenant un logiciel de gestion, mais bien au contraire d’avoir une connaissance et une vue très claire des rouages et des spécificités de l’entreprise afin d’être en mesure de les optimiser grâce à l’outil informatique.

La bonne information pour prendre les bonnes décisions

De la qualité de l’information gérée par le logiciel dépend la richesse du traitement des statistiques et des résultats fournis par ce logiciel, donc la pertinence de l’information produite pour permettre au chef d’entreprise de prendre les bonnes décisions au bon moment. Le détail de l’information gérée se retrouve dans les trois éléments de base de tout logiciel de gestion commerciale : la fiche article, la fiche client et la fiche fournisseur. Une gestion rigoureuse des informations saisies dans chacune de ces fiches vous permettra donc de savoir à tout instant où vous en êtes avec chacun de vos clients (par exemple pour identifier rapidement ceux qui vous doivent de l’argent), de suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, de vos marges et de votre facturation (lesquelles restent à payer), de connaître instantanément l’état de vos stocks…