1. un outil pour collaborer sans se déplacer

Lundi 9h. La réunion commerciale commence. Vous êtes à Lille et face à leurs écrans d’ordinateurs, trois de vos commerciaux sont répartis dans toute la France. Chacun prend la parole tour à tour avec le son et l’image : Gilles (le nantais) apporte, en temps réel, à partir de son ordinateur, quelques enrichissements à votre présentation synthétique ; Marie-Hélène (la marseillaise) envoie à tous la dernière offre de votre principal concurrent ; Yacine (le nouveau lyonnais) s’interroge sur votre politique tarifaire. Vous concluez en commentant le plan d’action des mois à venir et en fixant une nouvelle date de webconférence. Scénario-fiction ? Plus tout à fait, la « webconf » est devenue une réalité.

Des outils enfin simples à utiliser

Jusqu’à aujourd’hui, la principale difficulté de l’organisation de webconférences efficaces résidait dans la technique : installations et configurations fastidieuses, investissements dans des équipements supplémentaires, problèmes techniques en cours de réunion. Désormais les outils de webconférence, qu’ils soient gratuits ou payants, vous permettent d’organiser une réunion à distance sans difficulté. Visionner et commenter la même présentation, avoir un outil de dialogue synchrone (chat / voix sur IP ou vidéo) sans installer de logiciels sur votre ordinateur est désormais à votre portée quelle que soit la taille de votre entreprise.

Gain de temps et économies de transports

Le principal atout de la webconférence ? Plus besoin de se déplacer ! Chaque participant, connecté à l’Internet avec son PC, rejoint la salle de réunion virtuelle et la réunion commence : grâce à une webcam (petite caméra), les interventions peuvent être vues par les autres, sinon, le son suffira. Au final, la disparition des frais de déplacement et la légèreté de l’installation (préférer les solutions ASP) font de la webconference un outil très économique.

Mais attention à l’animation

Même si la webconférence comporte de nombreux avantages, elle ne remplace pas la réunion physique. Celle où l’on peut à la fois capter l’attention et les regards ou gestes qui en disent parfois plus long que bien des paroles. Réussir une webconférence suppose de savoir gérer ses interlocuteurs, de s’assurer de l’attention de chacun. L’animation d’une réunion à distance s’apprend, à l’image d’une conférence téléphonique. Êtes-vous prêt ?