La webconférence

2. Utiliser efficacement la webconférence

L’animateur prépare la réunion

Une fois la solution adaptée retenue, l’animateur de la webconférence se connecte à l’interface d’administration protégée par un mot de passe pour configurer la réunion. La plupart des solutions ne demande aucune installation logiciel et vous pouvez effectuer cela à partir de n’importe quel ordinateur connecté au web. Une connexion « haut débitLa bande passante telle qu’utilisée lorsque l’on parle de réseau définit la quantité d’informations numériques que le réseau permet de faire transiter... » (à partir de 512 Kbits/s) est préférable mais certaines solutions comme Genesys fonctionnent à partir d’un modemModem est la contraction de modulateur-démodulateur. Il s’agit d’un périphérique dont le but est de permettre la communication avec des utilisateurs d... 56 Kbits/s.

L’animateur fixe l’heure de la webconférence, saisit le nom et les coordonnées (mail) de chaque participant et envoie les invitations sous forme de mail. Cette étape ne prend que quelques minutes. Il prépare ensuite son support de réunion : ordre du jour, présentation powerpoint d’introduction des échanges… Il pourra l’utiliser lors de la réunion comme support visuel, visible par l’ensemble des participants.

Les participants rejoignent la conférence

Les participants reçoivent le mail et à l’heure dite chacun clique sur le lien web permettant de rejoindre la réunion. Lorsqu’un nouveau participant rejoint la réunion, les autres sont prévenus. Malgré la distance, la réunion peut alors commencer, en toute confidentialité.

La réunion est sécurisée

Cryptage SSLSecure Socket Layer (aujourd’hui TLS : Transport Layer Security). Protocole de sécurisation utilisé sur Internet, essentiellement pour l’authentificat..., sécurisation par mots depasse, l’ensemble des solutions de webconférence assure un bon niveau de confidentialité. Pensez à valider avec votre prestataire que le niveau de sécurité requis soit suffisant par rapport au niveau de confidentialité des informations échangées lors de la réunion.