Quel déroulement ?
Source : Bestofmicro Entreprise | Mots-clés : webconférence, collaboration, outil
3. Quel déroulement ?
L’animateur peut utiliser une présentation que l’ensemble des participants visionnera en temps réel ; si vous avez choisi d’utiliser la Voix sur IP, les conversations seront à l’image d’une conférence téléphonique. Les outils vous permettant de chatter (dialoguer par écrit à plusieurs) sont bien pratiques, par exemple pour transmettre en temps réel des informations aux autres correspondants (adresse du site Internet d’un concurrent ou d’un partenaire, article de presse, fiche produit…).
L’outil « tableau blanc » permet quant à lui de partager certains documents et même de les annoter lors de la réunion. Des sondages en direct peuvent également être organisés afin de simuler un vote de l’assemblée pour décider d’un point précis. Chaque interlocuteur a la possibilité d’utiliser une présentation qu’il a préparée, à l’image d’une réunion traditionnelle. Les participants commenteront cette intervention à l’oral ou à l’écrit. L’image pourra enfin enrichir la réunion si les participants ont une « webcam » à leur disposition.
Fin de la webconférence
Durant la webconférence, le groupe est averti si l’un des membres quitte la réunion avant l’heure officielle. À l’issue de la séance, comme dans une réunion classique, le rôle de l’animateur est de conclure en synthétisant les décisions prises et les actions à mener, sachant que l’ensemble des échanges peut être enregistré afin, par exemple, de faire un compte-rendu.
