2. Pourquoi et comment adopter la facture dématérialisée

Quel intérêt pour mon entreprise ?

Avant de se lancer, il convient de bien étudier les économies que vous pourrez réaliser dans votre entreprise. Ces économies vont dépendre du pourcentage de factures émises ou reçues que vous pourrez dématérialiser et donc aussi du nombre de vos partenaires qui sont prêts à adopter ce nouveau mode d’échange de données. Elles dépendront enfin de la motivation de vos équipes à accepter ce changement avec les petites évolutions qu’il impliquera sur les contours de certains postes. Pour analyser ce potentiel de gain, vous pouvez contacter un prestataire de facturation dématérialisée qui réalisera un audit rapide du fonctionnement de votre service facturation qu’il pourra compléter par une enquête auprès d’un échantillon de vos clients. Il sera alors à même de vous orienter vers la bonne solution.

Les solutions de PDF signés

C’est la solution la plus simple et la plus répandue dans les petites entreprises (moins de 20 personnes). Elle consiste depuis votre logiciel de facturation à éditer des factures au format PDF. Ce format a l’avantage de garantir l’authenticité et l’intégrité de l’original. La facture ainsi dématérialisée est envoyée par votre messagerie électronique. Elle est sécurisée en utilisant un certificat de signature électronique (type Chambersign). Ces factures sont alors fiscalement recevables. Vous restez alors responsable du contrôle de la qualité de la facture émise (présence des mentions obligatoires), de la signature de cette facture, de son routage et de son archivage pendant la durée légale. À noter qu’il est aussi possible d’émettre la facture en format PDF au sein de l’entreprise et de confier son contrôle, sa signature, son routage et son archivage à un prestataire spécialisé agissant pour votre compte.