3. Les solutions d’échanges de données

Ces solutions plus évoluées reposent sur l’échange de données structurées entre votre logiciel de comptabilité et un prestataire spécialisé qui sera chargé du contrôle de qualité de la facture, de sa signature, de son routage, de son suivi et de son archivage dans un « coffre-fort électronique ». L’échange de données se fait selon différents formats (CSV, XML, EDI). La plupart des logiciels de comptabilité intègrent aujourd’hui la possibilité de tels échanges. La mise en place de ces solutions nécessite l’intervention d’un prestataire spécialisé (aussi appelé Tiers de confiance ou Tiers facturier) qui définira avec vous les procédures d’authentification, de stockage et de restitution de vos factures. Votre client reçoit alors vos factures au format électronique qui entrent directement dans sa comptabilité. Cela suppose aussi qu’il utilise la même plateforme de facturation dématérialisée que vous pour vos échanges.

Gérer le changement avec vos partenaires

Au delà des questions techniques, la principale difficulté dans la mise en place de la facturation dématérialisée via des échanges de données réside dans la nécessité d’obtenir l’accord préalable du destinataire (obligation imposée par l’article 289-V du Code Général des Impôts). Le succès de la facture dématérialisée dépendra donc de votre capacité à convaincre vos fournisseurs voire vos clients à adopter ce mode d’échange. Pour cela, dans le cas de factures dématérialisées via des échanges de données (CSV, XML, EDI), il vous faudra au préalable signer avec chacun de vos fournisseurs et clients concernés un accord préalable aussi appelé « convention interchange » qui précise le format utilisé, le choix du tiers de confiance, la localisation du coffre-fort d’archivage des factures dématérialisées échangées et la date d’entrée en vigueur du dispositif.