Les marchés publics en ligne
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Publiée le : 14 novembre 2007 à 19:00 par La rédaction
Les appels d'offres publics
Beaucoup d’entreprises, en particulier parmi les plus petites, hésitent encore à répondre aux appels d’offre de l’Etat par Internet. La dématérialisation des procédures d’appels d’offres s’inscrit pourtant dans une tendance lourde, celle de la rationalisation de l’achat public, qui devrait à terme concerner l’ensemble des marchés et des fournisseurs. Répondre en ligne aux appels d’offre publics est une démarche qui présente de nombreux avantages, parmi lesquels des gains de temps et d’argent importants (frais d’expédition et de reproduction des dossiers), une plus grande souplesse d’utilisation et la garantie d’un échange de données sécurisé.
La plate-forme des marchés publics de l’État
Depuis 2005, le site www.marchespublics.gouv.fr offre un service de dématérialisation des procédures de marchés pour tous les appels d’offre relatifs aux marchés de l’État (hors marchés du ministère de la Défense, qui obéissent à des règles particulières). Ce service s’inscrit dans le processus de modernisation de l’achat public. Depuis mai 2006, les réponses électroniques aux marchés à procédure adaptée (MPA) peuvent également être effectuées à partir de cette plate-forme. L’objectif est d’offrir à l’ensemble des entreprises concernées par les marchés publics de l’État un service « clé en mains ».
1. De nombreux avantages
De réels gains de temps et d’argent
Pour les entreprises comme pour les acheteurs publics, la dématérialisation des appels d’offres, de la publication des avis à la réponse en ligne, présente de nombreux avantages. Alors qu’il fallait auparavant se déplacer dans les bureaux des administrations pour retirer les dossiers de consultation, ceux-ci peuvent maintenant être téléchargés sur Internet. Un service très apprécié par les entreprises avec plus de 100.000 dossiers téléchargés depuis le lancement du site. Mais les avantages s’appliquent aussi dans le cas de la réponse aux appels d’offre. La réponse en ligne permet d’assouplir le montage des dossiers de candidature, les documents pouvant être facilement stockés, réutilisés et transmis sous forme de fichiers électroniques. La procédure est sécurisée grâce à la signature électronique et lors du dépôt du dossier, un accusé de réception de l’offre est envoyé à l’émetteur, attestant de la date et de l’heure du dépôt.
Enfin, depuis 2006, le Code des marchés publics prévoit la possibilité de doubler l’envoi de l’offre en ligne par la remise d’une copie de sauvegarde sur une clé USB ou un CD-Rom. De quoi rassurer les plus réticents ! L’impact sur les coûts d’impression et d’acheminement des réponses (frais d’affranchissement, coursier) constitue en outre un poste d’économies important.
Un outil au service de la compétitivité
Internet constitue une réelle opportunité pour gagner en réactivité à tous les niveaux, en commençant par l’information sur les dernières offres publiées : les dates de parution des avis sont en effet souvent avancées de quelques jours sur Internet par rapport aux autres supports « papier » (Bulletin officiel d’annonces des marchés publics, presse spécialisée, journaux d’annonces légales, etc). Pouvoir connaître quasiment en temps réel les dernières annonces et télécharger immédiatement les dossiers de consultation donne plus de temps pour préparer sa candidature et permet de gagner en compétitivité.
Une tendance de fond
La dématérialisation des procédures d’appels d’offres s’inscrit dans une tendance lourde, celle de la rationalisation de l’achat public, qui devrait à terme concerner l’ensemble des marchés et des fournisseurs en Europe. Les entreprises qui auront su surmonter leurs réticences de départ et osé plonger dans le « grand bain » des procédures en ligne ont toutes les chances de maintenir leur avantage sur la durée.
2. 5 réflexes clés pour optimiser ses réponses
Les entreprises qui souhaitent mettre toutes les chances de leur côté ont intérêt à développer une veille active sur les appels d’offres en ligne concernant leur secteur d’activité. Pour cela, la première chose à faire est de s’abonner aux outils d’information et d’alerte proposés par les plates-formes d’appels d’offres, qu’il s’agisse des marchés publics de l’État ou de ceux publiés par les collectivités locales. Il suffit de s’inscrire en ligne en indiquant son adresse électronique et ses critères de recherche privilégiés (catégorie de marché, secteur d’activité, date de publication de l’avis, zone géographique concernée, etc.), pour pouvoir être informé par mail, en temps réel et sans effort des derniers avis publiés.
Dématérialiser ses documents
Répondre en ligne implique de pouvoir construire rapidement un dossier et donc de fournir non seulement la lettre de candidature, mais aussi les pièces justificatives demandées au format électronique : K-bis de la société, certificats d’assurance, actes d’engagement, etc., autant de documents qui doivent être facilement lisibles. Pour éviter à l’entreprise d’avoir à les scanner un par un, il existe aujourd’hui diverses solutions de dématérialisation et de gestion des flux de documents proposés par les éditeurs de logiciel.
3. 5 réflexes clés pour optimiser ses réponses (suite)
Connaître les pré-requis techniques à respecter
Avant de pouvoir répondre par voie électronique, l’entreprise doit s’assurer qu’elle remplit bien tous les pré-requis techniques nécessaires au bon déroulement de l’opération : ordinateur relié à Internet avec connexion haut-débit, au moins un port USB, un système d’exploitation suffisamment récent et compatible (attention en particulier si votre entreprise est équipée en Macintosh et non en PC). Pour certaines fonctionnalités plus poussées, l’installation du logiciel Java peut s’avérer utile. Ne pas oublier de se doter d’un antivirus fiable afin d’éviter d’envoyer des fichiers ou des mails infectés qui risqueraient d’être rejetés et d’invalider l’ensemble du dossier.
Obtenir un certificat électronique
Pour la plupart des marchés, l’entreprise qui souhaite répondre aux appels d’offre en ligne doit également se procurer un certificat électronique (en quelque sorte sa pièce d’identité électronique), afin de pouvoir s’identifier et s’authentifier. Il permet aussi de garantir la confidentialité des échanges de documents. La liste des certificats agréés est consultable enligne sur les plates-formes, les plus fréquents étant ceux reconnus et utilisés pour les démarches en ligne du ministère de l’Économie et des finances. Vous pouvez notamment vous renseigner auprès des greffes ou des chambres de commerce et d’industrie pour choisir la solution du marché la plus adaptée à vos besoins.
Utiliser un outil de signature électronique
Dernier élément indispensable à l’envoi d’un dossier dématérialisé : la signature électronique. Elle sert à identifier le destinataire, garantit l’intégrité des données envoyées et établit la valeur juridique des échanges en ligne. Les principales plates-formes de dématérialisation intègrent un tel outil et proposent aux utilisateurs de le télécharger gratuitement. Dans le cas contraire, l’entreprise doit se munir elle-même de cet outil et l’installer au préalable dans son système informatique. Cette fonctionnalité s’intègre aux onglets du bureau et apparaît alors sous forme de cadenas au moment de la signature du document. Dès lors, l’utilisateur peut signer électroniquement son dossier et envoyer sa candidature.
4. Quels avantages et quelles contraintes ?
Les plus
Un accès plus facile aux marchés : plus besoin de se déplacer pour être informé des avis de publication ou accéder aux dossiers de consultation, quelques clics suffisent pour les consulter depuis son poste de travail ou les recevoir directement sur sa messagerie. Avec Internet, les circuits de l’information sont plus rapides et plus faciles à intégrer pour des entreprises n’ayant pas une grande expérience des marchés publics.
Des retours sur investissements significatifs : pour les acheteurs publics comme pour les fournisseurs, la dématérialisation des procédures se traduit par des gains directs importants en termes de papier, de matériel de reprographie, de frais d’acheminement et de temps de travail.
Des circuits d’acheminement sécurisés : la signature électronique permet de garantir la sécurité et la traçabilité des échanges entre l’acheteur et le fournisseur. La voie électronique permet aussi de mieux indexer et archiver les documents, assurant ainsi un meilleur suivi des procédures.
Les moins
Des investissements en équipement sont à prévoir : si le parc informatique de l’entreprise a besoin d’être actualisé : connexion Internet haut débit, ports USB ou lecteur de carte à puce pour pouvoir utiliser la signature électronique, système d’exploitation compatible constituent la configuration de base.
Le certificat électronique est parfois payant, avec un coût variant de 50 à 150 euros par an en fonction de la solution retenue. Sa durée de validité varie de deux à trois ans. Attention, prévoir un délai de 2 semaines en moyenne entre le dépôt de la demande et la réception du certificat.
5. Les règles d'or de mise en oeuvre
Se tenir régulièrement informé des nouvelles offres :
Offres mises en ligne par les services publics en s’abonnant aux systèmes de veille électronique proposés par les plates-formes de marchés.
Prendre connaissance des pré-requis techniques
nécessaires à la bonne transmission des documents et vérifier qu’ils sont bien compatibles avec le parc informatique de l’entreprise.
Se doter d’un certificat et d’une signature électronique :
Afin de pouvoir identifier électroniquement sa candidature et lui conférer sa valeur juridique. Les principales autorités de certification relèvent des banques, des chambres de commerce et d’industrie ou des greffes des tribunaux de commerce.
Vérifier l’interopérabilité du certificat :
En s’assurant qu’il est bien accepté par les différentes plates-formes d’achat public. Le plus simple est de se référer à la liste des autorités de certification agréées établie par le ministère de l’Économie et des finances (disponible sur marches-publics.gouv.fr).
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