Les logiciels de GED
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Publiée le : 4 janvier 2008 à 10:40 par La rédaction
La gestion électronique de documents désormais accessible aux TPE
Souvent relié aux applications métier de l’entreprise, un logiciel de GED devient la porte d’entrée à toutes les données, qu’elles soient issues de fichiers bureautiques, de messageries électroniques, de documents de travail, de courriers papier ou de fax. D’abord adoptées par les grands comptes ayant d’importantes volumétries de papiers à traiter et à archiver, ces solutions commencent à séduire les petites et moyennes entreprises.
De nouveaux usages et des coûts réduits
Les raisons de cet engouement ? La première est à voir du côté des récentes mesures gouvernementales comme la télédéclaration de la TVA à partir d’une certaine taille d’entreprise et la dématérialisation des marchés publics. La seconde, du côté des applications. Il y a deux ans, les petites entreprises regardaient cette problématique avec beaucoup de méfiance et d’appréhension, entre autres en raison de la complexité technique et du coût important d’un investissement qu’elles voulaient pouvoir amortir en quelques mois.
Les outils ont gagné en maturité et en simplicité d’utilisation
Au regard de ces réticences, les plus grands éditeurs de GED ont ainsi développé des offres spécifiques pour ce segment de marché. Avec pour principale caractéristique, des prix moindres (donc un retour sur investissement plus rapide) et des produits packagés (logiciel et accompagnement). Enfin, la tendance est aux solutions globales. Longtemps les éditeurs ont cherché à résoudre à court terme un problème précis et limité aboutissant à traiter une application différente, souvent isolée des autres. L’heure est maintenant à l’intégration de toutes ces fonctions dans un même produit par le biais d’une seule et même plate-forme.
1. Utiliser un logiciel de gestion électronique de documents
Numériser des documents
Avant d’organiser les contenus, la première étape consiste à les récupérer. La numérisation grâce à un scanner permet de copier des documents papier sous des formats électroniques, tandis que la reconnaissance optique de caractères (OCR) facilite leur exploitation en autorisant notamment des recherches dans le texte. En effet, une simple numérisation est un moyen de stocker et d’échanger mais ne permet pas une recherche de document.
Plusieurs types d’applications permettent ainsi de récupérer le texte du document : l’OCR et la LAD (Lecture Automatique de Documents). Le premier est un dispositif qui reconnaît les caractères d’après leur forme dans un champ déterminé, le second est une solution qui tient compte du type de document et de ses contraintes. La LAD reste néanmoins coûteuse pour une TPE qui n’a jamais une grande volumétrie de courrier chaque jour comme peuvent l’avoir les grandes administrations.
Indexer des documents
Une application de GED repose sur des procédures d’indexation des documents. Cette étape, qui fournit un accès instantané aux documents, est incluse dans les outils des éditeurs. Elle consiste à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d’accès pour retrouver le document dans le système de classement. Plus les contenus à gérer sont nombreux, complexes et variés, plus cette fonction sera importante pour retrouver facilement l’information. Le choix des expressions peut résulter d’un traitement informatique analysant le contenu du document (ex. l’indexation du texte intégral) ou d’un processus humain consistant à choisir les concepts utiles du document. L’indexation s’effectue alors de manière libre ou à partir d’un corpus de mots clés prédéfinis et hiérarchisés (thésaurus). Le logiciel peut également remplir certains champs, notamment les métadonnées.
2. Sécurité et stockage
Sécuriser et administrer des documents
La brique gestion recouvre tout ce qui se passe autour du document après sa création. Quatre mots-clés la caractérise : sécurité et droits d’accès, administration, variation et évolution. En effet, après avoir bien pris en compte la confidentialité des informations, il va falloir rendre le document accessible aux personnes autorisées. Cela passe par des opérations de chiffrement et de cryptage, de restrictions d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs.
Ensuite, il devra être administré. On entend par là le suivi des opérations de gestion concernant le document numérique (attribution, localisation). Enfin, il sera amené à être modifié avec selon le cas des incidences ou non sur son contenu informationnel (sans incidence, on parle de variation, avec incidence d’évolution). Les logiciels s’appuient généralement sur un moteur supervisant les flux de création, de modification et de validation du contenu (workflow).
Stocker des documents
La conservation et ses modalités doivent être définies lors de la conception du système. Dès lors que les données sont soumises à des délais légaux de conservation (pièces à valeur juridique notamment), il faut se préoccuper de la durée de vie et de la pérennité du support sur lequel sont conservés les documents. Les problématiques habituelles du stockage se posent également (capacités des supports, fiabilité, redondance des données en cas de problème, possibilité d’accéder rapidement aux données archivées...).
L’archivage et le stockage peuvent également être prévus par les solutions de GED. Certains s’appuieront sur une base de données ou un serveur de fichiers pour sauvegarder documents et métadonnées associées, d’autres référenceront des contenus qui peuvent être physiquement stockés à des endroits différents.
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