Le fax par internet
Adresse : http://www.bestofmicro.com/entreprise/actualite/test/278-1-fax-internet-service.html
Publiée le : 4 janvier 2008 à 12:30 par La rédaction
Envoyer et recevoir des fax grâce au « fax to mail »
L’avènement de l’Internet, du haut-débit en particulier et le succès de l’email, auraient pu conduire à la mort du fax. Pourtant cette technologie a la peau dure. En effet, la large diffusion des télécopieurs et l’usage très enraciné de ce moyen de transmission dans certains secteurs d’activités font du fax un outil auquel tout professionnel doit se confronter régulièrement. Que ce soit pour l’envoi de devis et bons de commande à retourner signés ou pour communiquer avec des correspondants qui ne disposent pas d’email, le fax reste une réalité dans beaucoup d’entreprises. Pour s’en convaincre, il suffit de regarder les cartes de visite des professionnels. Toutes affichent presque toujours un numéro de fax.
Vos fax vous suivent partout !
L’ère Internet a toutefois permis l’émergence d’un nouveau service : la messagerie fax communément appelée « fax to mail » ou « fax par Internet ». Objectif affiché : remplacer le télécopieur et la ligne téléphonique. En réception ou en émission, tout passe par le réseau. En plus de s’affranchir d’une machine coûteuse en papier et en encre, l’intérêt de ces services est de pouvoir gagner en mobilité. Toutes les manipulations se font sur l’interface Web du prestataire qui héberge le service sur ses serveurs. Le service est donc consultable depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, partout dans le monde. Vous recevez vos fax dans votre boîte email. Que vous soyez en visite chez un client à Singapour, à une conférence à New York, ou tout simplement chez vous, vous pouvez enfin lire vos fax comme vos emails.
Opérateurs téléphoniques et fournisseurs d’accès
Efax, 123fax, poopfax, faxexpert, sur ce marché du fax to mail, les prestataires ne manquent pas. Même les fournisseurs d’accès s’y mettent. Free propose depuis quelques mois une solution pour envoyer des fax à partir d’une ligne Internet. Une bonne initiative puisque, jusqu’à présent, il ne semblait pas possible d’envoyer des fax avec une ligne en dégroupage total. Le prix des communications est identique aux tarifs des appels téléphoniques, ce qui veut donc dire gratuit vers la France et 48 destinations internationales. Enfin, la plupart des opérateurs téléphoniques ont suivi la mouvance. Orange par exemple intègre dans son abonnement Internet à destination des professionnels, une offre gratuite de 20 pages de fax par mois (à destination de la France) depuis une messagerie Internet. Aucune manipulation particulière n’est nécessaire pour activer son forfait. Il suffit de cliquer sur la fonction Mail to fax sur la page d’accueil du portail Pro. On accède alors à sa messagerie Internet sur lequel figure un bouton fax.
1. Créer un compte
Ouvrir un compte chez un prestataire
Toute utilisation d’un service de fax par Internet requiert l’ouverture d’un compte utilisateur avec login et mot de passe. Le fournisseur vous attribue un numéro local dit géographique en 01, 02, 03, 04 ou 05 comme si vous disposiez d’une ligne téléphonique. Ensuite libre à vous de souscrire à l’offre émission et réception. Certains acteurs proposent des offres qui cumulent fax to mail et messagerie vocale (eFax et Comparatel par exemple). Tous les documents que vous enverrez ou que vous recevrez seront cryptés par souci de confidentialité et, par défaut, conservés sur le serveur du prestataire.
Choisir son mode de tarification
En réception et en émission, les modes de tarification ne sont pas les mêmes :
- En ce qui concerne le mode de tarification pour la réception de fax, il faut généralement s’acquitter d’un abonnement mensuel ou d’un forfait de quelques mois et parfois de frais d’activation. Le prix moyen par mois d’une offre de réception se situe au dessus de 11 € TTC avec des variations entre 9 € et 19 € par mois. La réception de fax est ensuite illimitée. Sauf pour certains comme 01Fax. Vous ne payez pas la réception des fax, dans la limite de 400 pages par mois. Au-delà, les pages de fax reçues sont facturées 4.5 centimes HT/page.
- Pour l’émission de fax, il faut provisionner un compte prépayé avec un tarif par page.
Seuls les fax aboutis vous sont débités. Le prix du fax dépend bien entendu de la destination finale (France et étranger) et parfois de la durée de communication. Efax précise par exemple que les tarifs s’appliquent aux pages de fax dont la transmission prend moins de 60 secondes, soit environ 90 % des pages de fax. Les pages de fax contenant des graphiques volumineux peuvent prendre plus de 60 secondes à transmettre et être facturées en tant que plusieurs pages.
Créer les comptes utilisateurs
Ces services de fax par Internet peuvent être utilisés par plusieurs collègues pour un même numéro. Dans l’espace utilisateur, vous avez la possibilité de créer autant de comptes que vous le souhaitez. Vos collaborateurs partageront le même numéro de fax, le même carnet de contacts. Chacun d’entre eux aura la possibilité d’activer ou non les alertes par email et par SMS et de définir des alertes par émetteur.
2. Envoyer et recevoir ses fax par internet
Recevoir un fax sur son ordinateur
Lorsque l’on vous envoie un fax d’un télécopieur traditionnel, le procédé est le même que d’une machine de fax à une autre. En effet, lorsque le fax est envoyé via le réseau téléphonique standard, dit le Réseau téléphonique commuté (RTC) sur le serveur fax, celui-ci décroche la ligne, tout comme une machine de fax traditionnelle, reçoit le fax et le convertit au bon format suivant vos instructions. Le fax est ainsi transmis à une plateforme de services qui l’affiche soit dans l’interface web de réception sur votre espace personnel, soit le route directement vers votre messagerie électronique. Quelle que soit la solution, vous pouvez demander à être alerté de sa réception par SMS sur votre téléphone mobile. Une fois consultés, les fax reçus peuvent être transférés, archivés, sauvegardés, etc.
Envoyer un fax à partir de son ordinateur
Pour envoyer un fax, vous avez deux possibilités, soit en vous connectant sur le site soit directement de votre messagerie électronique. Autrement dit, il est possible d’envoyer un fax à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. À partir d’un e-mail, il vous suffit de saisir le numéro de télécopie de votre correspondant de la façon suivante : numéro@nomdedomainedu prestataire puis dans le champ sujet, votre login et votre mot de passe. Pour ce qui est du fichier que vous souhaitez envoyer, il vous faut indiquer dans quel format, vous voulez qu’il soit converti : pdf, tiff, doc, ppt, bmp, pdf, etc. Une fois converti, le fichier est ensuite affiché dans l’interface d’envoi, tel qu’il sera reçu par le destinataire. L’information est alors envoyée au serveur de fax qui transmet le document au télécopieur du destinataire via le Réseau téléphonique commuté (RTC). Vous recevez ensuite une confirmation que l’envoi a bien été effectué, dans votre interface web ou par e-mail.
Réaliser des fax mailing
Presque tous ces services de fax en ligne permettent de réaliser des fax mailing, c’est-à-dire d’envoyer très rapidement le même fax à plusieurs destinataires simultanément. Une fonction qui répond à des besoins de communication auprès de communautés ou de groupes de destinataires ainsi qu’à des besoins propres aux campagnes de marketing direct. Attention, il s’agit généralement d’une option payante. Enfin, la plupart proposent un système de liste noire. En blacklistant un numéro lors de la réception, vous pouvez limiter le nombre de fax publicitaires qui saturaient votre ancienne ligne de fax classique.
Tom's Guide - http://www.tomsguide.com