Les logiciels de feuilles de temps

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Publiée le : 10 janvier 2008 à 19:00 par La rédaction

Améliorer la gestion du temps dans l’entreprise

Les salaires constituent dans une majorité d’entreprises le premier poste de dépenses ou du moins un des plus importants. Pour maîtriser votre rentabilité et votre compétitivité, il est donc important de disposer d’outils permettant une bonne gestion du capital temps de vos collaborateurs. Les logiciels de feuilles de temps sont faits pour cela.

Le temps, c’est de l’argent !

Il s’agit pour la plupart de solutions simples et faciles à mettre en œuvre. Vous pouvez les trouver sous forme de logiciels ou sous forme d’abonnement à des services en ligne via Internet. Ils proposent des interfaces sur lesquelles vos collaborateurs vont saisir jour après jour le temps qu’ils passent sur chaque projet et sur chaque tâche. Vous pourrez alors disposer de rapports de temps passé par projet ou par salarié sur une période donnée. Cela vous permettra d’analyser les performances de chacun de vos salariés mais aussi l’avancement et la rentabilité de chaque projet.

Un « reporting » plus précis

Les logiciels de gestion de temps vous faciliteront aussi vos opérations de facturation. Vous pourrez généralement les interfacer sans difficulté avec votre solution de comptabilité. Et dans le cas de prestations vendues au temps passé, vous pourrez facturer vos clients avec précision et transparence. Au-delà de cette rapide présentation des principales fonctionnalités de ces outils, il faut comprendre qu’ils changeront vos méthodes de travail et celles de vos salariés. Avec l’installation de ces logiciels, le « reporting » se fait plus précis. Rassurez-vous, vos équipes le comprendront vite et les procédures d’autocontrôle se développeront rapidement.

Des outils pour mesurer la rentabilité

Au niveau de vos équipes commerciales ou de vos équipes de production, les projets mal vendus ou mal réalisés deviendront immédiatement visibles. Cela vous permettra aussi de réaliser rapidement les éventuels dérapages et de rectifier le tir rapidement. Contrôle plus efficace, meilleure visibilité, plus grande réactivité … les gains de productivité ne devraient pas tarder à se faire sentir et faire de vous un nouveau responsable convaincu de l’utilité des logiciels de feuilles de temps.

1. Choisir un logiciel de feuilles de temps dans l’entreprise

Apprendre à mesurer le temps

Rassurez-vous, il n’est pas ici question de réinventer la montre. Toutefois, avant de s’équiper de solutions de feuilles de temps, il faut se poser quelques questions et bien déterminer ce que l’on veut mesurer. Traditionnellement, qui dit mesure de temps dit horloge, pointeuse, badge…

Ces solutions permettent de contrôler les heures d’arrivée, de départ et éventuellement de pause. Les logiciels de feuilles de temps vont au-delà. Ils vous permettent d’enregistrer les temps consacrés par chaque personne à chaque projet, à chaque type de tâche. Concrètement, vos salariés saisiront sur un ordinateur le temps passé à chaque action. Cette saisie pourra se faire soit tout au long de la journée, soit en fin de journée, soit même en fin de semaine à partir d’un agenda. Dans le cas de collaborateurs qui ne disposeraient pas d’un accès à un ordinateur, la saisie pourra être effectuée par une assistante de gestion.

Choisir votre logiciel

En matière de gestion de feuilles de temps, l’offre est très fournie. Elle s’organise en quatre grandes catégories : les offres accessibles en formule abonnement depuis Internet (on parle aussi de mode Saas), les offres de logiciels en boîte, les offres de logiciels libres de droit et les offres sur mesure installées sur votre réseau par votre SSII.

Dans le cas de petites et moyennes entreprises (pour équiper quelques postes), le choix de solutions accessibles en ligne est souvent recommandé. Il évite d’avoir à s’occuper d’un serveur, d’un réseau ou même de sauvegardes, et la facturation est basée sur un loyer mensuel ou annuel calculé en fonction du nombre de postes utilisateurs dans l’entreprise. Tout est installé prêt à fonctionner avec une assistance technique disponible à la demande et à des prix abordables pour toutes les entreprises. Cerise sur le gâteau, ces offres permettent de démarrer immédiatement avec des coûts de mise en place quasi nuls.

2. Mettre en place un logiciel de feuilles de temps

Définir des règles d’utilisation claires

Une feuille de temps pour suivre le temps passé, d’accord, mais cela ne dispense pas de fixer quelques règles en amont. Si vos équipes sont aux 35h, la première règle sera alors d’imputer 35h hebdomadaires. Il conviendra ensuite de préciser comment vous souhaitez voir imputer les pauses et autres temps morts. Il est souvent utile de fixer une i m p u t a t i o n minimale (15, 30 ou 60 minutes) pour éviter qu’à chaque appel téléphonique de 30 secondes vous ayez une nouvelle entrée. Ensuite pour chaque projet, il est conseillé d’affecter au lancement du projet un temps donné. Les dépassements éventuels devront être autorisés et analysés.

Analyses de performances et de rentabilité

Remplir des feuilles de temps est une chose. Mais l’intérêt de la démarche est ensuite de contrôler et d’analyser ces entrées. Vous pourrez, avec ces logiciels, générer des analyses par personne ou par projet. Il est aussi possible d’obtenir des analyses par groupe de personnes ou par type de tâche. La première utilité de ces analyses sera de contrôler le travail effectué par vos équipes sur chaque projet.

Le cas échéant, il sera important de corriger les mauvaises entrées et d’avertir les personnes concernées des corrections apportées. Au-delà de cette fonction de contrôle, ces logiciels vous permettront de facturer chaque client selon les temps passés. Dans le cas de prestations vendues de façon forfaitaire, cela permettra de contrôler la bonne adéquation du prix pratiqué avec le temps passé par vos collaborateurs ou consultants. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour gagner de nouveaux points de productivité.

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