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Publiée le : 10 janvier 2008 à 18:20 par La rédaction

Les solutions de courrier électronique

Le publipostage en ligneLe courrier papier reste indispensable et les raisons en sont simples : traçabilité, valeur légale incontestable dans le cas d’un courrier avec accusé de réception, sans compter la certitude que le message sera lu. Avec une bonne vieille enveloppe, pas de problème de virus, bug… et nul besoin de savoir se servir d’un ordinateur !

Le papier fait de la résistance

Reste malgré tout que l’informatisation est désormais un fait et qu’il ne reste que peu de TPE, PME ou professions libérales à travailler à « l’ancienne », plume à la main ou avec une machine à écrire ! Les courriers que vous envoyez aujourd’hui sont tous nés sur un écran d’ordinateur, ont été imprimés puis pliés et insérés dans une enveloppe. L’enveloppe a ensuite été affranchie puis glissée dans une boîte aux lettres vers sa destination finale. Ce processusLe terme Process est un mot anglais habituellement traduit en français, et en langage informatique, par « processus ». Un processus, dans son sens éty... manuel apparaît incongru après le gain de temps occasionné par la création informatique du courrier. Aussi, afin de gagner du temps et de permettre aux entreprises de se concentrer sur leur métier, qui, à de rares exceptions, n’est pas d’affranchir des enveloppes et de les amener à La Poste, des sociétés informatiques ont développé diverses solutions de dématérialisation de l’envoi de courrier.

Le courrier électronique mais pas l’email

Derrière ce terme abscons se cachePetite quantité de mémoire rattachée à une mémoire principale et plus rapide que cette dernière, destinée à améliorer son efficacité globale. L’accès ... une technologie qui peut vous simplifier la vie ! Les solutions de courrier électronique - à ne pas confondre avec l’autre courrier électronique, l’email (en anglais) ou le courrielCourriel est la contraction de courrier électronique, terme francophone employé pour désigner ce que l’on appelle couramment e-mail, ou mail, en angla... en français - vous proposent tout simplement d’utiliser internet pour envoyer vos courriers papier à un prestataire qui automatise l’impression, l’affranchissement et l’envoi par le chemin postal. Dans les faits, il vous suffit de souscrire à un abonnement mensuel, de rédiger votre courrier sur votre ordinateur et d’appuyer sur un bouton, comme pour une simple impression.

Un gain de temps appréciable

Au final, ce petit clic vous économise du temps et des efforts, tout en vous permettant de choisir les options d’envoi que vous désirez : tarif simple, rapide, accusé de réception… En quelque sorte, le facteur se déplace dans votre bureau ! Certaines solutions ont étendu ce système d’informatisation globale aux fax, bons de commande, relevés divers… Ainsi, le papier et les démarches qui vont avec disparaissent de votre quotidien sans que vous perdiez leurs bénéfices.

1. Opter pour une solution de courrier électronique

Choisir son prestataire

Pour profiter pleinement du confort et de l’efficacité procurés par la dématérialisation de votre courrier postal, vous allez devoir au préalable vous affranchir d’un travail de présélection parmi les offres du marché. En effet, si sur le papier, ou plutôt, sur leurs sites Internet, les prestataires se ressemblent beaucoup, ils divergent souvent au niveau des tarifs, des modes de paiement et des formules d’abonnement. Afin de vous aider à choisir votre prestataire, quelques questions simples peuvent vous être d’un grand secours :

  • Parmi ces documents qui quittent l’entreprise, quelle est la part représentée par les envois postaux ? Les solutions de courrier électronique peuvent également prendre en charge la majorité des documents papiers utilisés par une entreprise. En revanche, si vous avez l’habitude d’envoyer vos propositions commerciales par email, de confirmer un acte par fax, il est sans doute inutile de revenir au courrier, même « dématérialisé ».

Sélectionner le courrier à dématérialiser

La dématérialisation du courrier peut aller beaucoup plus loin que le cas de la « simple » lettre. Tous vos échanges administratifs peuvent être concernés par cette évolution : émission de devis, facturation, contrats, rapports… À vous de choisir jusqu’où vous souhaitez aller dans l’automatisation du processusLe terme Process est un mot anglais habituellement traduit en français, et en langage informatique, par « processus ». Un processus, dans son sens éty... d’envoi de documents. Bien évidemment, le coût global du service dépend en grande partie du degré d’utilisation du service.

2. Coût et mise en route

Calculer le coût du service

La tarification du service peut varier d’un prestataire à l’autre mais l’on retrouve de nombreux points constants.

  • Le coût d’un envoi est dégressif selon le volume : plus vous envoyez de courrier, moins le coût unitaire de l’opération est élevé. Ce coût de base peut d’ailleurs varier selon la formule d’abonnement pour laquelle vous optez : de 2 à 30 courriers par mois, de 31 à 50 courriers, etc.…
  • Il faut tenir compte des coûts annexes d’envoi : l’envoi d’un courrier en AR est plus onéreux qu’un courrier classique, l’affranchissement pour l’international coûte plus cher, la personnalisation de vos enveloppes également, tout comme l’utilisation de couleur dans votre lettre.

Mettre en route le service

C’est sur ce point que réside l’un des gros avantages des solutions de dématérialisation du courrier. Après signature du contrat, il suffit d’installer une application sur votre serveur informatique, de vérifier que celle-ci peut accéder à Internet et le tour est joué ! Sur les postes des personnes qui vont utiliser ce service, l’envoi de courrier par Internet se fait d’un simple clic et directement à partir de vos applications (traitement de texte, tableur, logiciel comptable…), comme si vous imprimiez le document. La formation pour vos employés est donc réduite à sa plus simple expression et le processusLe terme Process est un mot anglais habituellement traduit en français, et en langage informatique, par « processus ». Un processus, dans son sens éty... de fonctionnement de l’application réduit au minimum les risques de mauvaise manipulation.

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