Les logiciels de gestion comptable
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Publiée le : 10 janvier 2008 à 18:30 par La rédaction
Des outils de pilotage pour l’entreprise
Il existe sur le marché une multitude de logiciels de comptabilité qui vont de la solution de base très simple à des produits sophistiqués intégrant la comptabilité analytique et budgétaire. Encadrés par des obligations légales, ces logiciels répondent à des règles valables pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.
Quatre fonctions essentielles
Le logiciel de comptabilité doit prendre en charge au minimum les fonctions suivantes :
- La saisie quotidienne des écritures comptables dans des journaux ;
- Le suivi et la mise à jour des comptes mouvementés ;
- La mise en œuvre et le suivi des états obligatoires comme les journaux, le grand livre et les balances ;
- Les déclarations fiscales obligatoires.
Simplicité et convivialité
Le plus souvent confié à un néophyte dans le cadre de la TPE, le logiciel de comptabilité choisi doit être le plus convivial possible et faciliter au maximum la saisie des écritures quotidiennes : les écritures de base étant récurrentes dans l’entreprise, les logiciels proposent la mise en place de modèles de saisie pré-paramétrés, réduisant ainsi les risques d’erreur et permettant de gagner du temps dans ce travail répétitif.
À noter que depuis quelques mois cet effort de simplification de la saisie comptable s’est traduit dans l’offre des éditeurs par la mise sur le marché de solutions complémentaires et bien identifiées se limitant pour l’entrée de gamme à la saisie comptable et pour les gammes plus évoluées au traitement du suivi du chiffre d’affaires des balances clients et fournisseurs et la préparation des états comptables obligatoires de fin d’exercice.
Impliquer son expert-comptable
Bien entendu, la mise en place du logiciel de comptabilité doit se faire en cohérence et avec l’appui de l’expert-comptable de l’entreprise qui devra être capable de « récupérer » les informations saisies dans l’entreprise pour les intégrer dans le logiciel utilisé par le cabinet d’expertise comptable. En termes de compatibilité, le logiciel comptable devra également être compatible avec le logiciel de gestion commerciale (ventes, achats, produits, clients, fournisseurs) utilisé par l’entreprise.
1. De la saisie des écritures comptables…
La saisie des écritures
Organisée autour du Plan comptable, la saisie des écritures s’effectue dans des journaux comptables pris en charge par le logiciel : journal des ventes, journal des achats, journaux de trésorerie (banque, caisse, ...). Un plan comptable standard est fourni avec le logiciel de comptabilité et peut être paramétré pour répondre aux spécificités de l’entreprise. Pour simplifier les tâches de saisie des écritures souvent répétitives, des écritures « type » peuvent être paramétrées et automatiser ainsi les calculs de TVA, l’imputation au crédit ou au débit…
Sans connaissance comptable, sans s’occuper des comptes, ces outils intégrés dans les logiciels de comptabilité permettent de générer automatiquement les écritures comptables. Dans le même esprit, les écritures récurrentes et périodiques comme le paiement d’un loyer, le remboursement d’un emprunt, des abonnements sont une bonne fois pour toute programmées, évitant ainsi des ressaisies fastidieuses d’évènements cycliques.
Le pilotage de l’entreprise
Simple outil de saisie d’écritures comptables, le logiciel de comptabilité devient outil de décision et de pilotage de l’entreprise en particulier dans le suivi de trésorerie de l’entreprise et le suivi précis et en temps réel des clients et des fournisseurs. En permettant des synthèses faciles et simples de l’état des créances clients et des dettes fournisseurs, le logiciel comptable apporte incontestablement au chef d’entreprise une aide non négligeable de suivi et de gestion de trésorerie par simple récapitulatif des comptes de tiers (clients et fournisseurs).
Conscients de l’importance de ce facteur de décision pour la TPE, certains éditeurs ont d’ailleurs intégré dans leur logiciel comptable une fonction complète de prévision de trésorerie permettant d’éditer des tableaux de bord prévisionnels de trésorerie en liaison directe avec la gestion des comptes clients et fournisseurs.
2. … à la gestion de l’entreprise
Des états obligatoires
Le logiciel de comptabilité permet à l’utilisateur d’obtenir un certain nombre d’éditions de synthèse à caractère obligatoire mais aussi des états d’analyse provisoires directement issus de la gestion comptable et à caractère beaucoup plus décisionnel que comptable du fait de l’information disponible facilement et à tout moment.
À la clôture de l’exercice et après validation par l’expert-comptable, le logiciel produit des documents et des états obligatoires :
- Les journaux ;
- Le grand livre qui recense les écritures regroupées par compte
- La balance des comptes avec le solde débiteur ou créditeur de chacun ;
- Le bilan avec les éléments de l’actif et du passif ;
- Le compte de résultat avec les charges et les produits de l’exercice. À ces états obligatoires sont proposés également suivant les logiciels de comptabilité, l’édition :
- des états de rapprochement ;
- des bordereaux de remise en banque ;
- des échéanciers de trésorerie ;
- de la déclaration de TVA ;
- des lettres de relance clients.
Internet change la donne
Depuis quelques années, Internet a une forte influence sur le traitement de la comptabilité de l’entreprise avec le développement rapide de l’offre en matière de logiciels en mode ASP (logiciels disponibles en ligne via Internet sous forme locative) avec des solutions souples et ergonomiques intégrant le rôle de l’expert-comptable dans ce traitement à distance. Internet est également présent dans les logiciels de comptabilité traditionnels via la possibilité offerte aux utilisateurs d’accomplir des télédéclarations et des télépaiements directement à partir des états édités par leur logiciel dans le domaine fiscal (TVA, taxe professionnelle, IS…) et social, notamment via des portails déclaratifs dédiés.
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