L'archivage électronique
Adresse : http://www.bestofmicro.com/entreprise/actualite/test/297-1-document-electronique-archivage.html
Publiée le : 10 janvier 2008 à 18:00 par La rédaction
Garantir la traçabilité de ses échanges électroniques
A la seule évocation du mot archive, nombre de chefs d’entreprises imaginent spontanément des linéaires remplis de boîtes d’archives et des kilos de liasses de papiers jaunis… Les choses changent et les nouvelles technologies ont permis dans beaucoup de domaines de réduire les volumes de papier émis.
Une obligation légale
Nombre de procédures et d’échanges avec clients, fournisseurs et partenaires se font désormais au format électronique (contrats, factures, échanges commerciaux, emails…) et la tendance ne devrait plus s’inverser. On a ainsi assisté ces dernières années à la mise en place des téléprocédures en matière de TVA ou de déclarations sociales et à l’arrivée des appels d’offres dématérialisées pour ne citer que ces quelques exemples.
Les entreprises doivent donc se préoccuper désormais d’archiver ces documents électroniques. D’autant plus que le Code civil précise bien que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier… » (Article 1316-1). Les durées d’archivage varient ensuite selon la nature des documents.
Archiver n’est pas sauvegarder
Il est important à ce stade de bien réaliser qu’archiver ne signifie pas sauvegarder. La sauvegarde a essentiellement pour objet de garder une copie d’un document que l’on pourra réutiliser sur du court – moyen terme si une fausse manipulation venait à endommager ou à perdre le document d’origine. Le but de l’archivage est bien différent. Il vise à conserver une copie du document sur le long terme à des fins de preuve en cas de contrôles ou de litiges. À ce titre, l’archivage électronique doit garantir l’intégrité et l’authenticité des données et veiller à ce qu’elles restent accessibles et consultables sur le long voire très long terme, et ce quelles que puissent être les évolutions en termes de matériels, de logiciels et de formats.
Des économies à la clé
Petite consolation, si l’archivage des documents électroniques impose de nouvelles contraintes aux entreprises, il leur permet aussi de réduire fortement le volume de documents papier à archiver avec parfois à la clé de jolies économies.
1. Organiser l’archivage de ses documents électroniques
Quelles informations archiver ?
Avant de se poser des questions sur les choix techniques à mettre en place, il faut commencer par bien définir quels documents doivent être archivés. Chaque entreprise est soumise en la matière à des obligations légales. Les factures se conservent dix ans ainsi que les bons de commandes, de livraison, les justificatifs de TVA et autres correspondances commerciales (devis, lettres et même emails). Les bulletins de salaires des employés doivent se garder trente ans.
Et la liste n’est pas exhaustive. En fonction des secteurs, des réglementations spéciales peuvent s’appliquer et nécessiter l’archivage de certains types de documents (contrat de licence, documents de traçabilité, PV de recette…). La question de l’archivage électronique peut constituer une bonne opportunité de vérifier avec un expert comptable et un conseil juridique les documents à archiver dans votre société.
Quelles procédures d’archivage ?
Au sein de la société, il est important de désigner une personne qui sera chargée d’archiver régulièrement les documents. Il convient aussi à cette étape de penser à classer les documents archivés en établissant des index qui faciliteront leur recherche le jour où il faudra les retrouver dans le cadre d’un contrôle ou d’un litige. Ce « plan d’archivage » pourra aussi préciser les durées de conservation de chaque document. Enfin, en matière d’archives électroniques, il faudra définir les formats d’archivage à utiliser.
Le Code civil (article 1316) précise à cet effet que le document électronique est admis comme preuve sous réserve qu’il soit conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Dans la pratique, certains formats comme le pdf ou le jpg ont l’avantage de ne pouvoir être altérés et répondent donc bien à cette contrainte.
2. Organiser l’archivage de ses documents électroniques : suite
Quels supports électroniques choisir ?
C’est la question qui divise les experts en matière d’archivage électronique. Le principe de l’archivage étant de pouvoir conserver des documents sur du long terme, il faut des supports électroniques qui ont une grande durée de vie et qui ne vont pas devenir illisibles au prochain changement de génération d’ordinateurs, de systèmes d’exploitation ou de logiciels. Parmi les supports les plus cités, on trouve les disques optiques non réinscriptibles WORM (Write Once Read Many) mais les supports magnétiques (à bandes) ou magnéto-optiques moins fiables théoriquement peuvent aussi être utilisés.
Pour les structures plus importantes, on pourra mettre en place une structure plus lourde avec différents types de serveurs pour assurer un bon archivage électronique. Les normes AFNOR Z 42-013 et ISO 15 849 donnent des caractéristiques plus détaillées de tels systèmes.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Les contraintes techniques de l’archivage électronique n’étant pas des plus faciles à gérer, une nouvelle gamme de services est apparue avec les coffres-forts électroniques. On parle alors de sociétés qui remplissent le rôle de « tiers archiveur ». Elles mettent à la disposition de leurs clients des services en ligne qui permettent de déposer des documents en garantissant par des certificats l’identité de la personne et de la société qui déposent. Elles garantissent ensuite le contenu du document déposé et son intégrité.
D’autres caractéristiques comme la date et l’heure du dépôt sont aussi enregistrées. La plupart de ces services offrent aujourd’hui des fonctions avancées qui permettent de retrouver rapidement des documents archivés et ce 7/7 jours et 24/24h. Elles peuvent aussi intervenir en tant que conseil pour la définition de plans d’archivage, de formats et de durées.
Tom's Guide - http://www.tomsguide.com