La gestion des notes de frais par internet

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Publiée le : 10 janvier 2008 à 18:40 par La rédaction

Réduire le coût de traitement des notes de frais

Lorsque vous, ou certains de vos collaborateurs, êtes souvent en déplacement, le nombre de notes de frais inhérent aux voyages, nuits d’hôtels et restaurants, peut rapidement devenir très important. De retour au bureau, le traitement de ces notes peut alors vite devenir très chronophage : remplir les formulaires de l’entreprise, calculer le montant dépensé (parfois avec des devises différentes), rassembler les justificatifs, obtenir le visa de la direction, répartir et enregistrer comptablement toutes les dépenses et pièces justificatives… autant de tâches sans aucune valeur ajoutée qui finalement coûtent beaucoup plus cher à l’entreprise que le simple montant des notes de frais concernées.

Une solution simple accessible 24h/24 de n’importe où

Afin d’éviter ce processus laborieux qui entraîne des coûts et un temps de traitement disproportionnés, il est préférable d’opter pour une solution électronique de gestion des notes de frais. Ce système se présente sous la forme d’une application accessible via Internet, donc 24h/24, de n’importe quel endroit dans le monde. Des formulaires prédéfinis simplifient l’intégration des différentes informations et l’application se charge ensuite de calculer les montants dépensés, de les classer par date et par mission, voire même de les transmettre en temps réel à votre outil de comptabilité ou à votre comptable.

Des délais et des coûts de traitement réduits

Ainsi, on peut diviser le temps de traitement d’une note de frais, de son entrée dans la base à son remboursement par quatre ou cinq, passant de deux semaines à deux ou trois jours. Le travail administratif est également réduit à son minimum car le collaborateur a préalablement entré dans l’application toutes les informations requises. Le risque d’erreur est également minimisé car les utilisateurs sont totalement guidés par le logiciel.

Deux types de solutions

Selon la solution pour laquelle vous allez opter, les modalités de mise en place peuvent sensiblement varier, mais leur prise en main restera très facile. On trouve notamment deux types de solutions : la première qui implique l’installation d’un logiciel sur les postes de travail, est une solution en mode client-serveur, et la deuxième en mode ASP, c’est-à-dire accessible via Internet est installée sur le serveur du prestataire proposant ladite solution.

1. Optimiser la gestion de ses ressources humaines

Définir vos besoins

Première étape incontournable, la définition en interne de vos besoins. Quel public est concerné par l’utilisation et la gestion des notes de frais ? Certaines solutions s’avèrent être intéressantes dès que le nombre d’utilisateurs est égal ou supérieur à 2. D’autre part, ces collaborateurs sont-ils en permanence à l’extérieur de l’entreprise ou bien ont-ils la possibilité de déposer leurs notes de frais au moins une fois par semaine ? Autre point à prendre en compte, le traitement des notes est-il déjà assuré par une personne ou bien hésitez-vous à embaucher un nouveau collaborateur pour, entre autres, prendre en charge cette fonction ? Enfin, avez-vous conclu des accords avec une société qui gère vos réservations ou bien une personne en interne en est-elle responsable ?

Choisir entre le mode client-serveur et le mode ASP

Grâce à l’étape préliminaire de définition des besoins, vous êtes maintenant en position de choisir la solution qui convient à votre mode de fonctionnement. La mise en place d’une application logicielle sur votre intranet conviendra si de nombreux collaborateurs sont concernés par la gestion des notes de frais et s’ils sont en capacité de les entrer dans le système informatique une fois par semaine. Le mode ASP, accessible à distance, répondra lui à des problématiques d’équipe toujours « sur la route ». Avec un simple accès Internet, vos collaborateurs pourront intégrer rapidement et facilement leurs notes de frais depuis un PC portable.

2. Gérer ses notes de frais par Internet

Opter pour un système gérant les réservations

Parmi les solutions présentes sur le marché, un nombre grandissant propose de prendre en charge les réservations d’hôtellerie, de transport et même de restauration. Pour ce faire, les outils s’interfacent avec les principaux sites Internet de réservation et proposent ainsi les meilleurs tarifs. Ce service est souvent payant et ne s’avère intéressant pour une petite entreprise que si les collaborateurs se déplacent sur de, longues distances, voire en avion.

Gérer le changement

Comme pour toute nouveauté dans une entreprise, il est nécessaire d’informer voire de former vos collaborateurs à l’utilisation de la gestion électronique des notes de frais. Côté collaborateur, l’utilisateur est bien souvent guidé mais de la rigueur dans l’intégration des fiches reste nécessaire : périodicité, report des montants, justifications…

Côté administratif, la gestion électronique simplifie considérablement la vie : contrôle des notes par le supérieur hiérarchique accessible d’un clic, récupération systématique de la TVA, possibilité d’intégrer les données à votre système comptable de façon automatique, reporting sur les dépenses de chacun de vos collaborateurs… Vous disposez d’un véritable tableau de bord qui vous permet de mieux contrôler les frais de vos collaborateurs et d’optimiser votre gestion.

En effet, par rapport au format papier classique, l’outil électronique est plus précis et dresse de manière automatique un historique des notes de frais de chacun. Il est donc aisé pour la direction de mesurer les dépenses des collaborateurs et de voir le cas échéant si l’un d’entre eux dépense un budget supérieur aux autres.

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