Les logiciels de paie
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Publiée le : 19 janvier 2008 à 09:50 par La rédaction
Des outils stratégiques pour les petites entreprises
Programmes informatiques historiquement dédiés à l’établissement des bulletins de paie dans l’entreprise, la fonction première de ces logiciels reste, bien entendu, la saisie, le calcul et l’édition du dit bulletin de paye. A ce titre, ils s’inscrivent et se rattachent à la même fonction de gestion administrative que les logiciels de comptabilité avec qui ils sont d’ailleurs toujours connectables.
Des logiciels très accessibles
Ces logiciels font partie des catalogues de l’ensemble des éditeurs généralistes présents au plan national et sont présents dans tous les « packs » de gestion proposés aux entreprises. Faciles d’utilisation, ergonomiques et suffisamment souples pour s’adapter à nombre de spécificités et de secteurs d’activité, ils sont financièrement à la portée des TPE à des tarifs de l’ordre de 200 euros pour les produits d’entrée de gamme.
Des points de passage obligés
Le logiciel de paie va prendre en compte toutes les étapes de la vie du salarié dans l’entreprise depuis son embauche jusqu’à la fin de son activité salariée. À ce titre et pour répondre aux obligations imposées par la loi, la mise en œuvre du logiciel de paie s’inscrit dans une démarche précise de saisie et de collecte d’informations sur les salariés et sur l’entreprise.
Si aujourd’hui cette saisie sur l’ordinateur ne nécessite pas de compétences informatiques particulières (on constate un effort certain des éditeurs dans la procédure d’installation et de paramétrage de ces logiciels), il n’en demeure pas moins qu’elle demande, de la part du chef d’entreprise, une préparation sérieuse des données nécessaires et obligatoires concernant la paie (code APE/NAF, N° URSSAF, plafond de Sécurité sociale, congés…)
Une réglementation qui évolue en permanence
La vraie problématique de la gestion informatisée de la paie réside dans la nécessité pour l’entreprise d’être en veille permanente en matière sociale : certains éléments de la paie sont en effet soumis à des modifications légales ou conventionnelles ponctuelles, et si l’on veut éviter de se retrouver en décalage complet entre le moment de la modification et l’intégration dans le logiciel, cela nécessite pour l’entreprise une vigilance, voire une compétence particulière et dédiée en interne. Ainsi, en 2004, plus d’une centaine d’évolutions légales ou réglementaires ont impacté directement le contenu du bulletin de paie !
1. Du bulletin de paie à la gestion des ressources humaines
Simplification et gain de temps
Utiliser un logiciel de paie est sans nul doute un facteur de simplification et de gain de temps au niveau de l’entreprise : • Gain de temps dans la préparation de la paie courante ; • Gain de temps dans la prise en compte de calculs complexes liés à des évènements exceptionnels de type maladie ou absence ; • Simplification dans la prise en compte de facteurs propres à des secteurs d’activité ou liés à des conventions collectives : certains logiciels du marché prennent directement en compte les spécificités de certaines professions (BTP, coiffure, CHR, secteur agricole, …) ; • Simplification dans l’édition de bulletins de salaires personnalisés ; • Simplification et gain de temps dans la gestion de la paie des employés quelle que soit leur situation ou profil : cadre, employé, apprenti, CDD, temps partiel, paie horaire ou par points ; • Gain de temps et simplification dans l’édition du journal et du livre de paie grâce à une information disponible à tout moment.
Suivi et gestion des ressources humaines
Certains logiciels de paie vont jusqu’à proposer la gestion des plannings des salariés et deviennent en ce sens un véritable outil d’organisation, de gestion du personnel et d’aide à la décision pour le chef d’entreprise. Cette gestion du salarié prend notamment en compte les jours de congés, les RTT et les périodes de repos compensateurs. Bien entendu, toutes ces informations sont alors reprises automatiquement dans le traitement du bulletin de salaire.
Il devient également outil de traçabilité quand ces informations sont conservées dans un historique qui reprend l’ensemble des évènements survenus pendant la carrière du salarié : ancienneté, postes occupés, … Par ailleurs, dès l’embauche d’un salarié, le logiciel de paie intervient en préparant automatiquement la Déclaration Unique d’Embauche (DUE).
En cas d’arrêt de travail les attestations de Sécurité sociale sont automatiquement remplies. Enfin, au départ du salarié, le logiciel intervient une dernière fois en prenant en charge les formalités obligatoires liées à ce départ : rédaction du certificat de travail, calcul et réalisation du solde de tout compte et édition de l’attestation d’Assédic.
2. Des déclarations facilitées
Simplification des formalités administratives
À la paie sont liées de nombreuses obligations administratives qui compliquent depuis toujours la vie du chef d’entreprise. Depuis quelques années, les éditeurs de logiciels ont fait en sorte que leurs solutions, logiciels de comptabilité et logiciels de paie, soient compatibles et adaptées aux normes de transmission électronique employées par les administrations partenaires de type caisses d’assurance maladie, caisses de retraites, Unedic, etc. Le chef d’entreprise peut alors envoyer ses déclarations sur support magnétique ou par télétransmission (Internet). La solution, soit intégrée au logiciel de paie ou faisant l’objet d’un module complémentaire, permet alors de transférer les déclarations de cotisations sociales directement depuis le logiciel de paie vers les organismes de protection sociale, un type de transfert appelé « télédéclaration ».
Pour le chef d’entreprise, un tel traitement est une assurance : • D’une transmission de ces données en temps et en heure : finies les pénalités de retard, certains logiciels vous prévenant par email de l’échéance de vos déclarations quelques jours avant la date fatidique ; • D’une transmission offrant toutes les$ garanties de sécurité, de recevabilité et de conformité : finis les risques d’erreur de saisie et de transmission.
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