L'agenda partagé
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Publiée le : 20 janvier 2008 à 10:00 par La rédaction
Améliorez la gestion de vos plannings grâce à l’agenda partagé !
La plupart des applications d’agendas partagés disponibles sur un PC, un assistant personnel ou un « smartphone », sont accessibles par Internet et permettent de communiquer aux collaborateurs de votre choix vos rendez-vous, vos contacts (nom, fonction, adresse postale, email…) et vos tâches. Bien souvent, chacun peut mettre à jour son agenda à distance et donc le tenir à jour en temps réel.
Un outil collaboratif
Il est alors facile pour une assistante de prendre des rendez-vous pour tel ou tel collaborateur en son absence en ayant une vision précise des créneaux disponibles. Un collaborateur peut aussi soulager un collègue et prendre en charge un rendez- vous en bénéficiant immédiatement des informations importantes liées à ce rendez-vous.
Enfin, le dirigeant lui-même bénéficie, avec cet outil, d’une vue globale et permanente de l’activité de son entreprise et du planning de ses salariés.
Un atout pour l’organisation
Les bénéfices sont réels pour votre fonctionnement interne. Il est possible de caler des réunions sur les agendas de chaque collaborateur, en harmonie avec leurs emplois du temps respectifs. Partager un contact ou une tâche à effectuer se fait en temps réel, d’un simple clic. L’annuaire de vos clients est ainsi accessible à tous les employés, de même que tous les évènements importants. Grâce au Web, les commerciaux et autres professions appelées à de nombreux déplacements peuvent interagir avec leur agenda en permanence et sans problématique d’actualisation.
En clair, chaque personne de l’entreprise gagne en autonomie puisque les informations les concernant sont à leur disposition à tout moment. Plus besoin de poser la question à un tiers, d’attendre le retour du détenteur de l’information ou de faire valider…
Un fonctionnement naturel
Dans la plupart des entreprises, on utilise les logiciels de messagerie Outlook ou Outlook Express. La majorité des solutions de partage d’agenda s’intègrent de manière quasi-transparente dans le fonctionnement de ces applications. On ne détecte leur présence que par quelques boutons supplémentaires qui permettent de choisir quelles informations partager, et auprès de quelles personnes. Les collaborateurs n’auront ainsi que peu de difficultés pour profiter des avantages de ces outils de partage.
1. Sélectionner la meilleure solution d’agenda partagé
Quel type de messagerie utilisez-vous ?
S’il s’agit d’Outlook ou Outlook Express, aucun problème, l’intégralité des solutions du marché est compatible avec les produits de Microsoft. Pour Lotus Notes et les autres logiciels moins répandus, vérifiez impérativement la compatibilité du logiciel retenu ou optez pour un système fonctionnant en mode ASP (entièrement géré par un serveur et accessible depuis Internet) comme Partagenda ou Webcalendar.
D’autre part, selon vos besoins en termes de mobilité (synchronisation avec des assistants personnels de type Palm…), certaines solutions de partage d’agenda sont à privilégier comme OsaSync PRO. Enfin, le dernier point à valider est la nécessité ou non de partager vos données à l’extérieur de votre entreprise, notamment le partage des contacts et la mise à jour des agendas à distance, via Internet. Il vous faudra alors impérativement une solution en ASP ou disposer d’un accès distant (toujours par Internet) à votre poste de travail ou à votre serveur d’entreprise.
Installer la solution de partage d’agenda
Pour les solutions de partage d’agenda ne requérant pas d’ordinateur « serveur », cette étape est relativement simple. Dans la majorité des cas, elle ne nécessite pas l’intervention d’un technicien. Il suffit d’installer le logiciel de partage d’agenda sur tous les postes (comme un logiciel classique) puis d’effectuer une synchronisation (mise en relation des agendas par votre réseau local) entre les PC, à partir de votre logiciel de messagerie.
Si vous avez opté pour un partage d’agenda demandant un ordinateur « serveur » , la manipulation est un peu plus lourde (à l’image des possibilités plus poussées de l’outil) et demande quelques connaissances en matière de réseaux informatiques. L’idéal sera alors de demander à votre revendeur informatique ou à un prestataire spécialisé de vous accompagner dans cette installation (compter deux à trois heures de paramétrage et de prise en main).
2. Comment l’utiliser ?
Les fonctions de partage d’agenda s’intègrent parfaitement dans votre logiciel de messagerie habituel. Elles impliquent tout simplement l’ajout de boutons permettant de créer des rendez-vous communs avec ceux de vos collaborateurs, de leur envoyer des contacts ou tâches à effectuer… Profiter de toutes ces nouvelles fonctions ne nécessite donc pas de formation spécifique pour les collaborateurs mais une simple sensibilisation.
Le mode de travail requiert en revanche plus d’évolution, il est en effet utile d’inciter rapidement vos collaborateurs à employer le partage d’agenda en lieu et place de l’agenda papier ou du bon vieux post-it !
Penser aux évolutions possibles
Selon votre secteur d’activité, il peut être intéressant d’évoquer les autres possibilités offertes par les outils de travail collaboratif. En effet, le partage d’agenda n’est qu’une des fonctions existantes au sein des logiciels dits de « Groupware » comme SPIP ou PHP Nuke (activités et services pouvant être effectués en réseau par les employés d’une société). Des commerciaux pourraient apprécier d’envoyer leurs fiches d’activité ou leurs comptes-rendus dans un outil unifié et à disposition pour tous. Il peut être utile pour des employés souvent à l’extérieur d’avoir accès aux devis et autres documents liés à une activité, n’importe où grâce au Web…
Les usages et les besoins d’une entreprise en la matière peuvent évoluer très rapidement dès lors qu’elle commence à entrevoir les intérêts des systèmes de travail collaboratif à sa disposition. Dans cette optique, n’hésitez pas à évaluer vos attentes afin d’opter dès le départ pour une solution évolutive vous permettant d’intégrer au fur et à mesure de vos besoins, de nouveaux modules.
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