La sauvegarde des documents électroniques

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Publiée le : 23 janvier 2008 à 10:50 par La rédaction

Modalités d’archivage des documents électroniques

L’évolution combinée des technologies et de la législation en matière de preuve électronique permet désormais aux entreprises d’écarter l’archivage traditionnel sur support papier au profit de solutions d’archivage électronique légal, assurant gain de place et facilité d’accès aux documents. La loi du 13 mars 2000 a en effet consacré la force probante de l’écrit électronique, admis comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier, à une double condition, énoncée sous l’article 1316-1 du Code Civil, à savoir que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Authenticité, intégrité, traçabilité

Les modalités d’archivage des documents électroniques visant à en garantir cette intégrité n’étant en revanche régies par aucune disposition légale, le Forum des droits sur l’Internet* a défini trois critères de conservation électronique apportant une telle garantie, à savoir la lisibilité du document, la stabilité du contenu informationnel et la traçabilité des opérations sur le document. L’entreprise doit dans ce contexte mettre en place un système de dématérialisation tracée de ses documents juridiques, qui lui permette de cumuler une information électronique constituant une véritable chaîne de preuves.

Les solutions d’archivage électronique, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise, nécessitent donc beaucoup plus de précautions que l’archivage légal sous forme papier, pour garantir la validité légale des documents conservés.

Comment externaliser l’archivage légal ?

Il peut donc être préférable de recourir aux services d’un tiers archiveur, lequel conserve pour le compte de ses clients des documents sous forme électronique en répondant aux contraintes de sécurisation et de traçabilité des données, la relation avec celui-ci pouvant être réalisée exclusivement au moyen de l’internet.

La norme AFNOR n° NFZ42013, visant à garantir l’intégrité et la fidélité des documents restitués par rapport aux documents d’origine dans le cadre des systèmes de Gestion Électronique de Documents prévoit en effet la possibilité de sous-traiter tout ou partie de son archivage, une telle externalisation offrant l’avantage du recours à un professionnel indépendant et spécialisé. L’entreprise reste cependant responsable du choix de son prestataire, lequel devra lui apporter un nombre important de garanties.

1. Externalisation de l’archivage légal : les critères à valider.

Il est possible de sous-traiter tout ou partie de son archivage en ayant recours à un tiers archiveur, chargé d’assurer et de garantir la conservation et l’intégrité de documents électroniques, et qui devra répondre à certains critères, dans un cadre contractuel sécurisé, et fournir les solutions technologiques appropriées à un stockage pérenne des documents pendant toute leur durée légale de conservation.

Les garanties

Le tiers archiveur doit s’engager sur la conformité de ses services à la norme AFNOR n°NFZ42013, et apporter notamment les garanties suivantes concernant les documents qui lui sont confiés : Authenticité (identification des auteurs, horodatage des données)

Intégrité et traçabilité (lisibilité, stabilité du contenu informationnel, capacité à suivre les différentes phases de constitution et de consultation du document)

Sécurisation (redondance des systèmes, duplication des données...)

Pérennisation (conservation des données pendant des durées très longues, voire illimitées)

Confidentialité

Accessibilité (facilité de recherche et rapidité de récupération des documents)

Qualité de restitution, soit à l’identique de l’original

Destruction certaine, y compris des exemplaires de sécurité des documents qui ne doivent plus être conservés au-delà d’une certaine date (ex : données personnelles)

2. Un contrat de service d’archivage

Considérant l’absence à ce jour de cadre légal spécifique à l’archivage de données, il importe de conclure avec le tiers archiveur un contrat de services qui prévoira, outre les garanties visées ci-dessus, les clauses suivantes, recommandées par le Forum des droits de l’Internet :

Clause de sécurité et de protection des données (Conservation de l’intégralité des documents électroniques – Accès direct et sécurisé aux données - Audit de vérification des niveaux de garantie.)

Clause d’information et de conseil (Notamment concernant la compatibilité entre les systèmes informatiques du client, du tiers archiveur, et des formats des documents électroniques)

Clause de reprise et de continuité (Interopérabilité entre les formats et versions des tiers archiveurs, ainsi qu’avec l’évolution des technologies - migration et récupération des données.)

Clause de confidentialité

Clause d’assurance professionnelle

Durée légale de conservation des documents

Documents sociaux essentiels : 30 ans après la dissolution de la société (Code du Commerce)

Documents et pièces comptables : 30 ans (Code Civil)

Documents commerciaux (contrats, correspondance commerciale, bons de commande, bons de livraison…) : 10 ans (Code du Commerce) 6 ans (Code des Impôts) Documents bancaires : 10 ans (Code du Commerce)

Documents de transport intéressant les douanes : 6 ans (Code des Impôts)

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans (Code Civil)

Registre unique du personnel : 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement (Code du Travail et de la Sécurité Sociale)

Documents relatifs aux charges sociales, livre de paie : 5 ans (Code du Travail et de la Sécurité Sociale)

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