La géolocalisation des collaborateurs
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Publiée le : 11 février 2008 à 11:40 par La rédaction
Améliorer son organisation grâce aux outils de communication
La géolocalisation des véhicules au sein d’une entreprise repose souvent sur les systèmes de navigation GPS embarqués pour les solutions les plus perfectionnées. Il existe également des solutions fonctionnant grâce au téléphone portable. On peut ainsi situer depuis son ordinateur de bureau les emplacements de chaque automobile ou camion, vérifier leurs déplacements et grâce à ces indications, optimiser leurs affectations géographiques.
De nombreux avantages
La géolocalisation permet par exemple à une société de surveillance d’arriver plus vite sur un lieu d’intervention en choisissant le véhicule le plus proche ou de sécuriser le trajet d’un fourgon lors d’une livraison sensible en le suivant « à la trace ». En couplant sa solution de géolocalisation avec des sites Internet d’analyse de trafic routier, une société de vente à distance peut quant à elle optimiser la planification de ses tournées de livraisons, en comparant les itinéraires empruntés avec les axes routiers les plus fluides.
Une organisation plus efficace
Dès lors que l’activité de l’entreprise fait appel à plusieurs véhicules dans des secteurs géographiques différents (livraisons, interventions à domicile, commercial…), la géolocalisation peut être intéressante afin d’améliorer l’utilisation de la flotte et le service rendu aux clients. Outre l’aspect gestion des itinéraires, les systèmes de géolocalisation permettent bien souvent de gérer en temps réel le déroulement d’une « mission ». Vous échangez des informations en temps réel avec le commercial ou le livreur, via Internet, grâce à un assistant personnel connecté au réseau de téléphonie mobile. Ainsi, les changements d’emploi du temps peuvent être gérés de façon extrêmement rapide et efficace.
Un outil de contrôle, pas d’espionnage
La géolocalisation est un outil très bien encadré par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Pour éviter tout risque de dérive, la CNIL impose l’existence d’un système de désactivation de la balise GPS, que le collaborateur peut utiliser quand il le souhaite, notamment à la fin de sa journée de travail. Enfin, la durée de conservation des données ne peut excéder deux mois et leur accès est limité à un nombre réduit de personnes.
1. Choisir une solution de géolocalisation adaptée à son activité
Définir précisément ses besoins
Afin d’optimiser votre poste budgétaire mais surtout de trouver la solution la plus adéquate au regard de votre activité, il convient de bien définir en amont les objectifs de la solution de géolocalisation que vous souhaitez déployer dans votre entreprise. Voici quelques exemples d’usages auxquels correspondront différentes solutions techniques :
- Localiser mes véhicules en temps réel Cela vous permet d’estimer le temps de trajet restant, de prévenir un client de l’heure de livraison, de savoir tout simplement où se situent véhicules et marchandises.
- Communiquer à distance. Grâce à la liaison entre le GPS, le téléphone portable et un assistant personnel, il devient facile d’échanger en temps réel avec un véhicule un nouvel ordre de mission, un bon de livraison, une facture ou un document important.
- Optimiser les tournées. Grâce à l’historique des déplacements conservé en mémoire du système de géolocalisation, il est possible de comparer la tournée d’un camion de livraison avec le trajet idéal (plus court, moins dangereux, etc…). Vous pouvez ainsi optimiser l’intégralité des déplacements de votre flotte et en réduire les coûts de fonctionnement.
- Assurer ma gestion sociale. Pour les entreprises qui travaillent avec des poids lourds, la géolocalisation peut apporter de nombreux avantages. Grâce à la remontée en direct vers le siège de l’entre- prise des données du chronotachygraphe, on connaît immédiatement les temps de conduite restant pour chaque chauffeur, les temps de repos nécessaires, les itinéraires empruntés…En cas de besoin urgent, il est possible de déterminer le chauffeur ayant le plus de temps de conduite disponible, d’un seul coup d’œil.
2. Identifier les différentes solutions techniques
Il existe différentes solutions de géolocalisation, les plus sophistiquées réclamant naturellement plus de moyens techniques et donc étant plus coûteuses. On trouve en effet sur le marché deux solutions types : par la téléphonie mobile et par le GPS. La première, très répandue, est bien entendu la moins chère mais ne propose que les fonctionnalités basiques. Elle utilise le réseau téléphonique mobile pour envoyer ses données. La seconde, qui utilise le système satellitaire, offre plus de fonctionnalités, et notamment un suivi en temps réel, seconde par seconde.
Avec ou sans abonnement ?
Plus qu’une question de coût, le choix d’une formule de géolocalisation avec ou sans abonnement découle des fonctionnalités choisies. En effet, la majeure partie du tarif d’abonnement sert à couvrir le coût des communications par le réseau téléphonique mobile entre le bureau et le véhicule équipé du système de géolocalisation. Par ces communications transitent notamment les données en temps réel (emplacement du véhicule, nouveaux ordres de mission…). En optant pour une solution de géolocalisation « basique », qui permet de renvoyer la position d’un véhicule à intervalles fixes (toutes les heu res par exemple), le coût d’abonnement est inexistant.
En revanche, si vous choisissez une solution globale de communication et de localisation en temps réel, un abonnement vous sera facturé.
Acheter ou louer ?
Un peu comme dans le monde de l’automobile, les fournisseurs de solutions de géolocalisation proposent deux formules pour les boîtiers traceurs (qui permettent le suivi des véhicules) : l’achat ou la location. Le seuil de rentabilité doit être votre principal guide dans cette décision. La location présente l’avantage d’une plus grande évolutivité : vous souhaitez changer de boîtier ? Il suffit d’en faire la demande à votre prestataire, même si cela est rarement gratuit.
L’option de l’achat vous permet de diminuer le poste budgétaire de la géolocalisation après quelques années d’utilisation : si vous conservez votre matériel longtemps et que ses fonctionnalités suffisent toujours à vos besoins, l’affaire est valable.
Tom's Guide - http://www.tomsguide.com