Les logiciels de gestion commerciale

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Publiée le : 16 juin 2008 à 10:50 par La rédaction

Des outils indispensables au suivi commercial de l’entreprise

Les logiciels de gestion commerciale s’organisent autour de quatre grandes fonctions traditionnelles de l’entreprise : la gestion des ventes et des encaissements ; la gestion des achats et des approvisionnements ; la gestion des stocks ; et, enfin, le tableau de bord de l’entreprise qui permet de suivre ses résultats.

Une réflexion préalable nécessaire

Réussir l’informatisation de sa gestion commerciale nécessite obligatoirement de mener une réflexion préalable pour mettre en évidence les caractéristiques particulières de l’entreprise : nombre et types de clients ; modes de commercialisation et de distribution ; contraintes de stockage ; particularités logistiques ; processus et gestion des achats… afin de se donner les moyens de choisir la solution la mieux adaptée aux conditions d’exploitation de la dite entreprise. Il ne s’agit plus ici d’acheter simplement une “ boîte ” contenant un logiciel de gestion, mais bien au contraire d’avoir une connaissance et une vue très claire des rouages et des spécificités de l’entreprise afin d’être en mesure de les optimiser grâce à l’outil informatique.

La bonne information pour prendre les bonnes décisions

De la qualité de l’information gérée par le logiciel dépend la richesse du traitement des statistiques et des résultats fournis par ce logiciel, donc la pertinence de l’information produite pour permettre au chef d’entreprise de prendre les bonnes décisions au bon moment. Le détail de l’information gérée se retrouve dans les trois éléments de base de tout logiciel de gestion commerciale : la fiche article, la fiche client et la fiche fournisseur. Une gestion rigoureuse des informations saisies dans chacune de ces fiches vous permettra donc de savoir à tout instant où vous en êtes avec chacun de vos clients (par exemple pour identifier rapidement ceux qui vous doivent de l’argent), de suivre l’évolution de votre chiffre d’affaires, de vos marges et de votre facturation (lesquelles restent à payer), de connaître instantanément l’état de vos stocks…

1. Informatiser sa gestion

Gestion commerciale et gestion administrative

Contrairement à la gestion commerciale, centrée sur la gestion de flux marchandises, la gestion administrative se situe davantage sur le terrain de la gestion des flux financiers et du traitement des informations en valeur : elle se traduit en termes d’informatisation par la mise en œuvre de logiciels traitant la comptabilité, la paye et le suivi des immobilisations. Ces deux familles de logiciels, gestion commerciale pour le flux marchandises et gestion administrative pour le flux financier, doivent être capables d’échanger et de communiquer en transférant automatiquement les informations du cycle d’exploitation d’un logiciel à un autre. La règle essentielle est d’éviter toute re-saisie d’informations, source d’erreur et facteur de perte de temps dans l’entreprise

En premier lieu, choisir sa gestion commerciale

Construit autour de la gestion du flux marchandises, le choix du logiciel de gestion commerciale est directement lié aux spécificités du secteur d’activité (taille-couleur pour l’équipement de la personne, poids variables pour l’alimentaire, …). A contrario, les critères de choix d’un logiciel de comptabilité ne sont pas liés aux particularités du secteur d’activité et s’adaptent assez facilement à tout type et à toute catégorie d’entreprise. Compte tenu des règles de complémentarité et d’interactivité évoquées précédemment, il importe de :

• Choisir d’abord sa solution de gestion commerciale pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en termes d’environnement commercial et de secteur d’activité.

• Évoluer dans un deuxième temps vers la comptabilité en choisissant un logiciel de gestion administrative compatible avec sa solution de gestion commerciale.

2. Profitez des avantages de la gestion commerciale

Choisir sa solution de gestion commerciale

Dans l’entreprise, la démarche de choix du logiciel de gestion commerciale ne repose pas foncièrement sur des critères technologiques (vis-à-vis desquels le chef d’entreprise est le plus souvent néophyte)mais bien davantage sur la bonne adéquation des fonctionnalités du logiciel proposé avec les besoins réels de l’entreprise. L’analyse des besoins repose sur un document rédigé et destiné à décrire le plus précisément possible le fonctionnement de l’entreprise :

• Caractéristiques de l’entreprise : activité principale, secondaire, nombre d’établissements, localisation géographique…

• Description détaillée des particularités et spécificités des informations gérées, articles (nomenclature produits, type de code-barres utilisé, nombre de références…).

• Analyse détaillée de la fonction achats et des procédures utilisées dans la relation avec les fournisseurs (commande, réception marchandises, facturation et règlements...).

• Descriptif précis de la fonction vente et des étapes de mise en œuvre du traitement des ventes par facture et/ou du traitement des encaissements pour la vente “ comptoir ” .

Avant de faire son choix

Dans vos contacts avec les éditeurs ou les distributeurs, demandez que leur proposition commerciale comprenne non seulement la plaquette commerciale traditionnelle de la solution proposée, le devis chiffré de l’investissement, mais aussi :

• Une édition papier de la fiche article ; • Une édition papier de la fiche client ; • Dans le cas de la vente “ comptoir ” , une édition de l’écran “ caisse ” ; • Une impression des résultats et statistiques obtenus à partir du logiciel (tableaux et graphiques) ; • Une édition de l’ensemble des états de sortie obtenus à partir du logiciel (facture, ticket de caisse, courrier, bon de commande, …).

La seule étude de ces documents, confrontée aux éléments de votre diagnostic d’informatisation, vous permettra d’éliminer d’entrée de jeu certaines propositions ne répondant manifestement pas aux besoins exprimés.

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