La webconférence

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Publiée le : 9 septembre 2008 à 17:20 par La rédaction

un outil pour collaborer sans se déplacer

Lundi 9h. La réunion commerciale commence. Vous êtes à Lille et face à leurs écrans d’ordinateurs, trois de vos commerciaux sont répartis dans toute la France. Chacun prend la parole tour à tour avec le son et l’image : Gilles (le nantais) apporte, en temps réel, à partir de son ordinateur, quelques enrichissements à votre présentation synthétique ; Marie-Hélène (la marseillaise) envoie à tous la dernière offre de votre principal concurrent ; Yacine (le nouveau lyonnais) s’interroge sur votre politique tarifaire. Vous concluez en commentant le plan d’action des mois à venir et en fixant une nouvelle date de webconférence. Scénario-fiction ? Plus tout à fait, la « webconf » est devenue une réalité.

Des outils enfin simples à utiliser

Jusqu’à aujourd’hui, la principale difficulté de l’organisation de webconférences efficaces résidait dans la technique : installations et configurations fastidieuses, investissements dans des équipements supplémentaires, problèmes techniques en cours de réunion. Désormais les outils de webconférence, qu’ils soient gratuits ou payants, vous permettent d’organiser une réunion à distance sans difficulté. Visionner et commenter la même présentation, avoir un outil de dialogue synchrone (chat / voix sur IP ou vidéo) sans installer de logiciels sur votre ordinateur est désormais à votre portée quelle que soit la taille de votre entreprise.

Gain de temps et économies de transports

Le principal atout de la webconférence ? Plus besoin de se déplacer ! Chaque participant, connecté à l’Internet avec son PC, rejoint la salle de réunion virtuelle et la réunion commence : grâce à une webcam (petite caméra), les interventions peuvent être vues par les autres, sinon, le son suffira. Au final, la disparition des frais de déplacement et la légèreté de l’installation (préférer les solutions ASP) font de la webconference un outil très économique.

Mais attention à l’animation

Même si la webconférence comporte de nombreux avantages, elle ne remplace pas la réunion physique. Celle où l’on peut à la fois capter l’attention et les regards ou gestes qui en disent parfois plus long que bien des paroles. Réussir une webconférence suppose de savoir gérer ses interlocuteurs, de s’assurer de l’attention de chacun. L’animation d’une réunion à distance s’apprend, à l’image d’une conférence téléphonique. Êtes-vous prêt ?

1. Utiliser efficacement la webconférence

L’animateur prépare la réunion

Une fois la solution adaptée retenue, l’animateur de la webconférence se connecte à l’interface d’administration protégée par un mot de passe pour configurer la réunion. La plupart des solutions ne demande aucune installation logiciel et vous pouvez effectuer cela à partir de n’importe quel ordinateur connecté au web. Une connexion « haut débitLa bande passante telle qu’utilisée lorsque l’on parle de réseau définit la quantité d’informations numériques que le réseau permet de faire transiter... » (à partir de 512 Kbits/s) est préférable mais certaines solutions comme Genesys fonctionnent à partir d’un modemModem est la contraction de modulateur-démodulateur. Il s’agit d’un périphérique dont le but est de permettre la communication avec des utilisateurs d... 56 Kbits/s.

L’animateur fixe l’heure de la webconférence, saisit le nom et les coordonnées (mail) de chaque participant et envoie les invitations sous forme de mail. Cette étape ne prend que quelques minutes. Il prépare ensuite son support de réunion : ordre du jour, présentation powerpoint d’introduction des échanges… Il pourra l’utiliser lors de la réunion comme support visuel, visible par l’ensemble des participants.

Les participants rejoignent la conférence

Les participants reçoivent le mail et à l’heure dite chacun clique sur le lien web permettant de rejoindre la réunion. Lorsqu’un nouveau participant rejoint la réunion, les autres sont prévenus. Malgré la distance, la réunion peut alors commencer, en toute confidentialité.

La réunion est sécurisée

Cryptage SSLSecure Socket Layer (aujourd’hui TLS : Transport Layer Security). Protocole de sécurisation utilisé sur Internet, essentiellement pour l’authentificat..., sécurisation par mots depasse, l’ensemble des solutions de webconférence assure un bon niveau de confidentialité. Pensez à valider avec votre prestataire que le niveau de sécurité requis soit suffisant par rapport au niveau de confidentialité des informations échangées lors de la réunion.

2. Quel déroulement ?

L’animateur peut utiliser une présentation que l’ensemble des participants visionnera en temps réel ; si vous avez choisi d’utiliser la Voix sur IP, les conversations seront à l’image d’une conférence téléphonique. Les outils vous permettant de chatter (dialoguer par écrit à plusieurs) sont bien pratiques, par exemple pour transmettre en temps réel des informations aux autres correspondants (adresse du site Internet d’un concurrent ou d’un partenaire, article de presse, fiche produit…).

L’outil « tableau blanc » permet quant à lui de partager certains documents et même de les annoter lors de la réunion. Des sondages en direct peuvent également être organisés afin de simuler un vote de l’assemblée pour décider d’un point précis. Chaque interlocuteur a la possibilité d’utiliser une présentation qu’il a préparée, à l’image d’une réunion traditionnelle. Les participants commenteront cette intervention à l’oral ou à l’écrit. L’image pourra enfin enrichir la réunion si les participants ont une « webcam » à leur disposition.

Fin de la webconférence

Durant la webconférence, le groupe est averti si l’un des membres quitte la réunion avant l’heure officielle. À l’issue de la séance, comme dans une réunion classique, le rôle de l’animateur est de conclure en synthétisant les décisions prises et les actions à mener, sachant que l’ensemble des échanges peut être enregistré afin, par exemple, de faire un compte-rendu.

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