Le recouvrement en ligne

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Publiée le : 26 juin 2008 à 17:10 par La rédaction

Aspects juridiques du recouvrement en ligne

La loi NRE du 15 mai 2001, visant à moraliser le monde du commerce, s’est employée à améliorer les délais de paiement, en prévoyant que les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire, induisant pour le créancier, dans le cas du non respect des délais de paiement, la naissance d’une créance certaine, qui devra être prise en compte dans le bénéfice imposable. Le créancier a pour obligation, au moment du paiement tardif au cours de l’exercice de naissance de la créance, d’arrêter le montant des pénalités dues, de les comptabiliser et les facturer. L’administration fiscale a donc la possibilité de redresser ledit créancier, s’il ne tient pas compte de cette obligation, en réintégrant dans son assiette d’imposition les factures non émises et lui réclamer la TVA y afférant.

La problématique des délais de paiement, et du recouvrement des créances impayées, constituant au surplus l’une des principales causes de vulnérabilité et de défaillance des entreprises, celles-ci se retrouvent donc confrontées à la nécessité de mettre en place une procédure stricte de traitement de ces questions, de nature préventive et/ou répressive. La prévention passe naturellement par l’adoption systématique d’un ensemble de précautions liées à l’identification du débiteur, à la vérification de sa solvabilité, à la preuve de la commande et de sa bonne exécution, à la validité légale et la conformité des factures, ainsi qu’à la fiabilité et l’opposabilité du contrat ou des conditions générales de vente.

1. Une gestion stricte des impayés

L’entreprise est cependant souvent amenée à envisager, au-delà de cette phase de sécurisation de la relation commerciale, le recours à une procédure de recouvrement des créances impayées, d’abord conventionnelle, puis contentieuse en cas de résistance du débiteur. Dans les petites entreprises, le dirigeant devant souvent maîtriser un nombre important de fonctions, celui-ci n’a cependant pas forcément ni le temps, ni les moyens pour gérer correctement le risque clients.

La nécessité d’un contrat

Pour répondre aux attentes de ces structures, des sites spécialisés en matière de recouvrement proposent des outils de base opérationnels et des services associés, tels que des courriers type de mise en demeure, pouvant être envoyés successivement par une société de recouvrement et un huissier. Les relances peuvent également être relayées par voie téléphonique, et éventuellement déboucher sur la gestion de la procédure contentieuse, en association avec des partenaires (avocats et huissiers), et l’encaissement des sommes concernées. Le recours à cette gestion centralisée et dématérialisée du recouvrement ne dispense pas le créancier de s’assurer du respect d’un certain nombre de règles.

2. Recouvrer ses créances par Internet : les points à vérifier

Le créancier doit s’assurer que sa créance est effectivement recouvrable, et que le prestataire web lui apporte les garanties nécessaires, dans le cadre d’un contrat de mandat de recouvrement, fixant de manière précise et exhaustive la nature et l’étendue des services fournis.

Quelles sont les conditions pour qu’une créance soit recouvrable ?

• La créance doit présenter trois caractéristiques :
- être certaine, ce qui signifie qu’elle doit avoir une existence actuelle et incontestable ;
- être liquide, c’est-à-dire que son montant doit pouvoir être évalué ;
- être exigible, à savoir échue. Le créancier ne peut recouvrer une créance avant son terme, ni une créance assortie d’une condition suspensive qui ne serait pas réalisée. La créance ne doit par ailleurs pas être prescrite, ni éteinte au moment de sa mise en recouvrement. Il est conseillé d’agir vite, d’une part en raison de certaines prescriptions qui peuvent être très courtes, et d’autre part, compte tenu du risque d’insolvabilité du débiteur.

3. Les conditions à remplir par le prestataire de recouvrement

• Sauf dans le cadre limité d’une offre de téléchargement de courriers type de relance et de mise en demeure, le prestataire web proposant des services de recouvrement pour le compte d’autrui est assimilé à un Agent de Recouvrement, et doit dans ces conditions répondre aux obligations prévues par le Décret 96-1112 du 18 Décembre 1996. Il doit à ce titre :
- Avoir souscrit un contrat d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
- Être titulaire d’un compte séquestre exclusivement affecté à la réception des fonds clients ;
- Avoir procédé à la déclaration écrite des obligations ci-dessus auprès du procureur de la république du siège social de sa société ;

Le prestataire devra garantir le créancier de l’acquittement de ces obligations au sein d’une convention écrite de mandat, celle-ci étant obligatoire dès lors que le créancier est chargé de recevoir pour son compte les sommes concernées.

Le contrat de mandat de recouvrement

• Le créancier mandate le prestataire pour agir en son nom et pour son compte auprès du débiteur pour recouvrer une créance déterminée. Les parties doivent, dans ces conditions, nécessairement convenir d’un contrat écrit, lequel devra notamment préciser :
- Le fondement et le montant des sommes dues, avec l’indication distincte des différents éléments de la ou des créances à recouvrer sur le débiteur ;
- Les conditions et les modalités de la garantie donnée au créancier contre les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile encourue en raison de l’activité de recouvrement des créances ;
- Les conditions de détermination de la rémunération du prestataire à la charge du créancier ;
- Les conditions de reversement des fonds encaissés pour le compte du créancier, le délai maximum suivant l’encaissement effectif ne pouvant excéder un mois ;
- La faculté accordée ou non au prestataire de négocier une éventuelle transaction avec le débiteur ;
- L’obligation de compte-rendu de la mission auprès du créancier (le web facilite le suivi en direct de l’évolution des dossiers ainsi que l’échange d’informations et de documents avec le prestataire). Le prestataire est toujours tenu d’une obligation de moyens dans l’exécution de sa mission, ainsi que d’une obligation d’information et de conseil sur le déroulement de la procédure, et les précautions nécessaires à prendre.

Tom's Guide - http://www.tomsguide.com